データインポート・エクスポート

formrunではフォームに届いたデータをExcel・UTF-8形式でエクスポートしたり、Googleスプレッドシートに連携・出力したりすることができます。

また、既存のフォームで取得したデータや自分で作成したExcel形式のデータを、formrun上にインポートすることができます。

このページでは、データのエクスポート・出力およびインポートについて説明します。

目次

CSVエクスポート

エクスポートの仕様

現在エクスポート機能は、

  •  フォームオーナーフォーム管理者のみエクスポート可能
  • 有料プランにする前に取得したデータもエクスポート可能
  • 最大エクスポート件数は1000件
  • 一括エクスポート可能
  • 絞り込みエクスポート可能
  • 画像はURL、データ(PDF資料や音声ファイルなど)はファイル名の形式で出力
  • メモ、メールはエクスポート不可

という仕様になっております。

エクスポート方法

<一括エクスポート方法>

  1. リスト画面を開く
  2. リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコンをクリックする

<絞り込みエクスポート方法>

1000件以上エクスポートしたい場合や、特定の項目のみエクスポートしたい場合は、
詳細検索よりカードを絞り込んだうえで出力してください。

出力後のイメージ

 

ExcelはUTF-8形式の文字を自動では判別できないため、
UTF-8でエクスポートしたデータをそのまま開くと文字化けしてしまいます。

文字化けを起こしているデータは、
当該ファイルを右クリック>プログラムから開く>メモ帳>上書き保存&メモ帳を閉じる
という作業の後、Excelで開くと正常に表示されます。

【よくあるご質問】1000件以上エクスポートするには?

1000件以上のデータを出力したい場合は
「リスト画面>詳細検索」から
キーワード・カードNO.・ステータス・担当者・対応状況・ラベル・期間・日時を選択して
指定した条件のデータのみをエクスポートしてください。

Googleスプレッドシート出力(有料プランのみ)

スプレッドシートへの出力の仕様

formrunを通じて送信されたデータは、Googleスプレッドシートに出力することもできます。

Googleスプレッドシートに出力する場合も、

  •  フォームオーナーフォーム管理者のみエクスポート可能
  • 有料プランにする前に取得したデータもエクスポート可能
  • 画像はURL、データ(PDF資料や音声ファイルなど)はファイル名の形式で出力
  • メモ、メールはエクスポート不可
  • 最大エクスポート件数は1000件(手動出力の場合)
  • 一括エクスポート可能(手動出力の場合)
  • 絞り込みエクスポート可能(手動出力の場合)

という仕様になっております。

なお、連携するGoogleアカウントは、各フォームごとに設定することが可能です。

Googleスプレッドシートへの出力(手動出力)

STARTERプラン・PROFESSIONALプランにて提供している出力方法です。

  1. リスト画面を開く
  2. 「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン)」をクリックする

     
  3. 「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン」のポップアップより「設定」をクリックする
  4. 連携するGoogleアカウントを選択する
  5.  設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(手動出力)」より連携しているGmailアドレスが記載されたことを確認する。

スプレッドシートへの出力が始まると、
エクスポートの開始・経過・終了がリスト画面上部にポップアップで通知されます
(下図は開始と経過のポップアップ)。

Googleスプレッドシートへの出力(自動出力)

PROFESSIONALプランのみで提供している出力方法です。

  1. リスト画面を開く
  2. 「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン」をクリックする
  3. 設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(自動更新)」より「連携する」をクリックする
  4. 連携するGoogleアカウントを選択する
  5.  設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(自動更新)」より「スプレッドシートを見る」をクリックする

自動出力設定を行った後にフォーム送信されたデータは、以降同一シートに自動的にデータが蓄積されます。

 【よくあるご質問】Google連携しているが、エクスポートできない

Google連携しているが、
「エクスポートに失敗しました。外部連携設定を確認してください」とアラートが出る場合、
スプレッドシートへデータをエクスポートする権限がないことがございます。

G suite をご利用になられている場合、
G suite の管理者よりサードパーティーのアプリから
Google Drive へアクセスができるよう、設定を切り替えてください。

参照:G suite 管理者ヘルプ:サードパーティのアプリにドライブ ファイルへのアクセスを許可する

CSVインポート

インポート方法

formrunでは
それぞれのフォームに対してデータをインポートし、

  • カードの自動作成
  • 新たに設けたデータ項目に対する自動書き出し

を行うことができます。

この機能は特に、
新たにformrunを導入し、旧来のフォームツール等からデータを引き継ぐときなどに
ご活用いただけます。

<インポート手順>

  1. 「設定画面>データ管理>データインポート」をクリックする
  2. ①インポート用テンプレートのダウンロード
  3. ②データ項目名(1行目)/データ(当該データ項目の列)の入力
  4. ③CSV形式で保存したファイルのアップロード

カードの自動生成

データインポートを行うと、
インポートを行ったフォームのボード・リスト画面に自動でカードが作成されます。

作成されたカードは、フォームの入力で作成されたものと同様に利用することができます。

但し、作成されたカードには担当者や対応状況が設定されていません。

既存のフォームの引継ぎなどを行った場合には
再度それらの情報を設定することをおすすめします。

 

インポート数の上限について

インポート数に上限はございません。

ただし、インポートは異界につき100件までとなりますのでご注意ください。

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