データインポート・エクスポート
formrunではフォームに届いたデータをExcel・UTF-8形式でエクスポートしたり、Googleスプレッドシートに連携・出力したりすることができます。
また、既存のフォームで取得したデータや自分で作成したExcel形式のデータを、formrun上にインポートすることができます。
このページでは、データのエクスポート・出力およびインポートについて説明します。
<一括エクスポート方法>
<出力後のイメージ>
formrunを通じて送信されたデータは、Googleスプレッドシートに出力することもできます。
Googleスプレッドシートに出力する場合も、
という仕様になっております。
(Googleスプレッドシートに自動出力する場合、出力される項目の順番は、formrunの管理画面上のデータ項目の並び順となります。)
なお、連携するGoogleアカウントは、各フォームごとに設定することが可能です。
出力後のイメージ
また、現在表示されている項目を選択いただいた場合、
リスト画面の表示項目設定より、表示設定をした項目のみをエクスポートすることが可能です。
しかし、すべての項目か現在表示されている項目のどちらかを選択できるのは、
Googleスプレッドシートの手動出力となりますため、
ご留意くださいませ。
<すべての項目と現在表示されている項目の選択画面>
<現在表示されている項目の確認方法>
STARTERプラン・PROFESSIONALプランにて提供している出力方法です。
1.リスト画面を開く
2.「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン)」をクリックする
3.「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン」のポップアップより「設定」をクリックする
4.連携するGoogleアカウントを選択する
5. 設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(手動出力)」より連携しているGmailアドレスが記載されたことを確認する。
PROFESSIONALプランのみで提供している出力方法です。
1.リスト画面を開く
2.「リスト画面の画面右上の(エクスポート)アイコン」をクリックする
3.設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(連携したシートへの自動出力)」より「連携する」をクリックする
4.連携するGoogleアカウントを選択する
5. 設定画面「外部連携設定>Googleスプレッドシート連携(連携したシートへの自動出力)」より「スプレッドシートを見る」をクリックする
Google連携しているが、
「エクスポートに失敗しました。外部連携設定を確認してください」とアラートが出る場合、
スプレッドシートへデータをエクスポートする権限がないことがございます。
G suite をご利用になられている場合、
G suite の管理者よりサードパーティーのアプリから
Google Drive へアクセスができるよう、設定を切り替えてください。
回答データをエクスポートした場合、
スプレッドシート上のデータ項目の順番を変更することができます。
ただし、CSVエクスポートGoogleスプレッドシート手動出力、Googleスプレッドシート自動出力でそれぞれデータ項目の順番の変更方法が異なります。
それぞれの順番の変更方法につきましては、以下をご覧ください。
【CSVエクスポート・Googleスプレッドシート手動出力を行った際のデータ項目の順番の変更方法】
設定画面「データ管理>データ項目設定」にて、
データ項目を任意の順番に移動させた上でエクスポートする
データ項目の表示順番の変更方法の詳細につきましては、こちらをご覧ください。
【Googleスプレッドシート自動出力を行った際のデータ項目の順番の変更方法】
新規連携するフォームの場合:
設定画面「データ管理>データ項目設定」にて、
データ項目を任意の順番に移動させた上でエクスポートする
データ項目の表示順番の変更方法の詳細につきましては、こちらをご覧ください。
連携済みのフォームの場合:
任意のスプレッドシート上で列をドラッグ&ドロップにて任意の順番に変更する
formrunでは、それぞれのフォームに対してデータをインポートし、
を行うことができます。
この機能は特に、新たにformrunを導入し、旧来のフォームツール等からデータを引き継ぐときなどにご活用いただけます。
詳細についてはこちらもご覧くださいませ。<インポート手順>
1.「設定画面>データ管理>データインポート」をクリックする
2.ダウンロードするインポート用テンプレートを選択
3.「テンプレートをダウンロード」をクリック
※テンプレートデータをGoogleスプレッドシート上で開きたい場合はこちらを参照ください。
4.データ項目名(1行目)/データ(当該データ項目の列)の入力
※1. ダウンロードしたテンプレートは、1行目に表示名、2行目に項目名「_field_1」の形で出力されます。
※2. 3行目以降にインポートしたいデータを付け足してファイルをアップロードすることで、既にあるformrunのデータ項目の下にデータが追加されます。
5.ファイルを、ご利用中のデバイスに応じて、以下の形式でダウンロードします
※Excel for Windowsをお使いの場合
「ファイル」>「エクスポート」>「ファイルの種類の変更」からCSV(カンマ区切り)(*.csv)形式で保存してください。
※Excel for Macをお使いの場合
「ファイル」>「名前をつけて保存」からUTF-16 Unicode Text (.txt) 形式で保存してください。
6.設定画面「データ管理>データインポート>③アップロード」の「ファイル選択」から2でダウンロードしたファイルを選択し、「アップロードして確認」をクリック
※ formrunへインポートするファイルは、文字コードがUTF-16である必要があります。
Googleスプレッドシートからtsv.拡張子に変換したものは、文字コードがUTF-8であるため、UTF-16に変換した後に、インポートを行ってください。
7.インポート内容の確認画面にてインポート内容を確認の上、画面右下の「インポート」をクリック
1.新規スプレッドシートを作成する
2.画面左上のファイルからインポートを選択
3.アップロードの「デバイスのファイルを選択」からダウンロードしたファイルを選択する
4.ファイルとインポート場所を確認した上で、「データをインポート」を選択
以上で、formrunでダウンロードしたテンプレートをGoogleスプレッドシートで開くことがきます。
これ以降の手順は、インポート方法の手順4から参照ください。
データインポートを行うと、
インポートを行ったフォームのボード・リスト画面に自動でカードが作成されます。
作成されたカードは、フォームの入力で作成されたものと同様に利用することができます。
但し、作成されたカードには担当者や対応状況が設定されていません。
既存のフォームの引継ぎなどを行った場合には
再度それらの情報を設定することをおすすめします。
© Basic Inc. All Rights Reserved.