メール通知について
メール通知とは
フォームに回答があったときなどに、任意のメールアドレスに送られる通知メールを指します。
※ formrunのアカウントを持っていないメールアドレスにも通知可能です
通知メール内のレビューできる本文は、最大10000文字になります。
通知されるタイミング
- フォームに回答があったとき
- 管理画面からのメール送信に失敗したとき
- 管理画面から送信したメールに対し、フォーム回答者から返信があったとき
- 担当者に割り当てられているカードにメール返信が届いたとき（カード担当者宛に通知）
- カードに担当者が割り当てられたとき（カード担当者宛に通知）
- カードのメモ内でメンションされたとき
設定手順
基本設定
- フォーム設定画面を開く
- 「メール通知設定」を開く
- 「フォームが回答されたとき」にチェックを入れ、「通知先メールアドレス」を入力する
- STARTERプラン・PROFESSIONALプランを契約した場合、通知先メールアドレスを複数登録できます。（最大40件）
- メールアドレスを複数設定した後に、BEGINNERプランかFREEに変更した場合は、最後に追加したメールアドレスにのみ、通知されます。
- カード担当者へ通知したいタイミングにチェックを入れる
- 言語設定を確認する
- 「更新する」をクリックする
件名や本文を変更する
PROFESSIONALプランの場合、メール通知メールの件名・本文を自由に変更できます。
- フォーム設定画面を開く
- 「メール通知設定」を開く
- 「高度なメール設定（件名・本文を変更）」にチェックを入れ、「更新する」をクリックする
- 件名・本文を入力する 変数としてフォームの回答内容を記載することも可能です。 詳しくはこちらのヘルプサイトをご覧ください。
- 「プレビューを表示する」より、設定したメール内容を確認する
- 「更新する」をクリックする
7.実際のメールを確認します。
メール通知にフォームの回答内容を表示させる方法
- フォーム設定画面を開く
- 「メール通知設定」を開く
- 「受信通知に回答内容を表示する」にチェックを入れ、「更新する」をクリックする
※フォーム上にないデータ項目はメール通知で自動的に非表示となります。
メール通知上では以下のように表示されます。
回答内容によってメールの宛先を変更する方法
弊社のAIワークフローツール『workrun』と連携することで、フォームの回答内容などによって受信通知メールの送信先を出し分けることが可能です。
例えば、問い合わせ種別によって担当部署が異なる場合に、回答内容に応じて適切な部署へ自動的にメールを振り分けることができます。
- workrunとの連携を設定する
- フォームの回答内容に基づいて条件を設定する
- 例:「問い合わせ種別」が「営業」の場合は営業部へ、「技術サポート」の場合は技術部へメールを送信
- 各条件に応じた送信先メールアドレスをworkrunで設定する
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