メール設定

formrunの特徴の1つとして、カード機能上でメールが送受信できることが挙げられます。

このページでは、メール送受信(メール設定、独自ドメインメール、開封など確認、署名編集)、自動返信メール設定、独自ドメインメール設定(ドメイン設定、DNSの設定変更、独自メールアドレスの設定)、テンプレート作成(メールテンプレート作成・編集、変数機能、フィルター及びロジック)について説明していきます。

目次

メール送受信

メール送受信画面でできること

「フォーム一覧>設定>メール」では、
メール自体の基本的な設定を行うことができます。

この画面では、

  • 転送設定(後述)
  • フォームに入力されたどのデータ項目にメールを送るか
  • 差出人名の編集
  • 独自ドメインメールアドレスの設定(PROFESSIONALプランのみ)
  • 開封確認/メール内のリンククリック確認
  • 署名設定

 を行うことができます。

設定後は必ず画面下部の更新ボタンを押し、設定を保存してください。

転送設定

上記の「取り込み用メールアドレス」に任意のメールアドレスからの転送設定を行うと、
任意のメールアドレスに届くメールを全てformrun上で管理することができます。

自動返信メール

自動返信メールとは、
フォームを回答・送信した顧客に対して自動的に送られるメールのことです。

設定方法

  1. 「フォーム一覧>設定>自動メール返信」を開く
  2. 「自動返信ON」にチェックを入れる
  3. 「返信内容」を編集する(任意)
    *①メールアドレス項目名②件名③本文④(顧客の)入力データ を設定してください。
    *フォームに入力した内容を自動返信メールに表示することができます。
    *データ(キャプチャ「フォームの受付データ」)を表示すると
     メールのやりとりを行ううえで顧客の安心感や入力ミスの防止につながりやすくなります。

【よくあるご質問】自動返信メールが届かない

  • 自動メール返信がONになっているか
  • 設定上とクリエイター上でメールアドレス項目名(フィールドナンバー)が一致しているか

をご確認ください。

設定後はご自身でテスト回答していただくことを推奨しております。

独自ドメインメール(PROプランのみ)

formrunではPROFESSIONALプランに限り、
独自ドメインのメールアドレスを利用することができます。

以下に、独自ドメインメールの設定方法を述べます。
なお、独自ドメインの設定は「チームオーナー」「チーム管理者」のみ設定できます。
「チームメンバー」の場合は権限をもらってください。参考

1.ドメインの設定

 1. 「チーム設定>独自ドメインメール」を開く

 2. 「メール独自ドメイン設定 ON」にチェックを入れる
 3. 「独自ドメイン」に利用したいドメインに入力する
 4. 「更新する」を押す

ここで表示される「DNS設定」に記載された3つのDNSレコードを利用して、DNS設定を行います。

2.DNSの設定変更

  1. お客様がご利用のDNSサービス(お名前.comやAWS Route53など)の管理画面から、DNSレコードを3つ設定する
  2. 「DNS設定の再チェック」を押し、チェックマークが3つ表示されるか確認する

↑「AWS Route53」の画面例

3.独自メールアドレスの設定

チーム設定から「独自ドメイン」を設定できると、
フォームの設定から「独自メールアドレス」を設定することが出来るようになります。

  1. 設定したいフォームの「設定<メール送受信」を開く
  2. 「送信元アドレス」から「独自メールアドレスを利用」にチェックを入れる
  3. 利用したいメールアドレスを入力する
  4. 「更新する」をクリックする

テンプレート作成

テンプレート作成方法

テンプレートを作成し、必要な定型文を入力・登録しておくと、
顧客対応時にカード上で引用することができます。

メールテンプレートの新規作成/編集方法

  1. 「フォーム設定画面>メールテンプレート」を開く
  2.  「新規作成」または「編集」をクリックする
    詳しい編集方法は「変数機能」(後述)をご参照ください

 

メールテンプレートの使用方法

  1. カードを開く
  2. 開いたカードのアイコン「テンプレートを挿入」をクリックする
  3. 該当のカードを選択する

 

変数機能(有料プランのみ)

メールのテンプレートには変数機能が使えます(有料プランのみ)。

テンプレートの編集画面で変数を設定すると、
フォーム上で送信された情報を自動的にメールに挿入することができます。

メールテンプレート内では、以下の変数が利用できます。

 変数名 変換される値 備考

{{team_name}}

チーム名  
{{form_name}} フォーム名  
{{entry_number}} 受付番号  
{{assignee}} 担当者 空欄の場合もあります
{{status}} ステータス  
{{login_user}} ログインユーザー名 管理画面にログインしているユーザーの名前です
{{data['項目名']}} フォームデータ 「データ項目設定」の各種項目名と同じ値を
入力してください

 

フィルター及びロジック

フィルタ

{{ 変数 | フィルタ } のように、変数のあとに「|(パイプ)」を書くことで
フィルター機能を利用できます。
フィルターは変数に対して加工を行うことが出来ます。

例:引用フィルターを設定する場合

  • 記述方法:{{ 変数 | quote }} 
  • 反映後の表記:引用した文字列の先頭に「>」が付与される
  • 効果:お問い合わせ内容の引用部分が分かりやすくなる
ロジック

{% ... %}...{% end... %} で囲うことで、条件分岐などのロジックを記述することができます。

「if」を用いる場合

  • 条件が満たされる場合に、ブロック内が実行されます
  • 例 :{% if <条件> %} 条件が満たされた場合に表示される {% endif %}

「unless」を用いる場合

  • 変数が存在しない、または条件が満たされない場合に、ブロック内が実行されます
  • 例:{% unless <条件> %} 条件が満たされない場合に表示される {% endunless %}

以上説明したテンプレート機能は liquid というライブラリを利用しており、
上記以外にも標準で様々なフィルタやロジックを記述することができます。

詳細はこちらをご覧ください。

 

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