メール設定

formrunの特徴の1つとして、カード機能上でメールが送受信できることが挙げられます。

このページでは、メール送受信(メール設定、独自ドメインメール、開封など確認、署名編集)、自動返信メール設定、独自ドメインメール設定(ドメイン設定、DNSの設定変更、独自メールアドレスの設定)、テンプレート作成(メールテンプレート作成・編集、変数機能、フィルター及びロジック)について説明していきます。

メール送受信

メール送受信画面でできること

「フォーム一覧>設定>メール送受信」では、
メール自体の基本的な設定を行うことができます。

この画面では、

  • 転送設定(後述)
  • フォームに入力されたどのデータ項目にメールを送るか
  • 差出人名の編集
  • 独自ドメインメールアドレスの設定(PROFESSIONALプランのみ)
  • 開封確認/メール内のリンククリック確認
  • 署名設定

 を行うことができます。

設定後は必ず画面下部の更新ボタンを押し、設定を保存してください。

転送設定

上記の「フォーム一覧>設定>メール送受信」の操作を行なった後、
「メール送受信」内の「取り込み用メールアドレス」に任意のメールアドレスからの転送設定を行うと、任意のメールアドレスに届くメールを全てformrun上で管理することができます。

また、独自ドメインメールアドレス 「(例)support@xxx.com」に届いたメールを
formrunの管理画面内に取り込む場合は、
メールアドレス「support@xxx.com」を用意しているメーラーの設定画面より、
「support@xxx.com」から取り込み用メールアドレス(forwarded-XXXXX@form.run)に
転送(リダイレクト転送)する設定を行う必要がございます。

ただし、上記の転送設定を行なった場合、
「support@xxx.com」に届いたメールは全てformrunの管理画面に取り込まれます。

そのため、実運用をする際は以下の2点を行うことを推奨します。

  1. 「support@xxx.com」をformrun専用のメールにする
  2. 「support@xxx.com」を用意しているメーラーでフィルタ設定を行い、特定のメールだけが転送されるようにする

なお、転送方法はメーラーによって異なります。
GmailやYahoo!メールをご利用の場合は、以下の記事をご確認ください。

Gmailでの転送設定方法はこちら
Yahoo!メールでの転送設定方法はこちら

*Gmail、Yahoo!メール以外をご利用の場合は、ご利用されているメーラーにて、リダイレクト転送ができるかご確認いただけますと幸いです。

自動返信メール

自動返信メールとは、
フォームを回答・送信した顧客に対して自動的に送られるメールのことです。

よろしければ、こちらの記事もご参照ください。
formLab:コピペで使える!自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介 

設定方法

  1. 「フォーム一覧>設定>自動メール返信」を開く
  2. 「自動返信ON」にチェックを入れる
  3. 「メールアドレス項目名」「返信先アドレス (Reply-To)」「件名」「返信ラインを表示する」「本文」を編集する(任意。以下に各項目について詳述します)

また、フォームに入力した内容(フォームの受付データ)を自動返信メールに
表示することができます。
受付データを表示させると、メールのやりとりを行ううえで
エンドユーザーと齟齬が生まれにくくなるため、推奨しています。
なお、受付データの順番を変更したい方は、同じく設定画面の「データ項目設定」にて
変更くださいませ。
 

各入力項目について

「メールアドレス項目名」:ここで決まるのは、自動返信メールの送り先となるアドレスです。
エンドユーザーには複数の項目をご入力いただくと思いますが、どの入力項目を自動返信メールの送り先とするかをお選びいただけます。

 

「返信先アドレス (Reply-To)」:エンドユーザーが自動返信メールに返信した場合の送信先メールアドレスです。


「件名」:自動返信メールの件名を設定できます。

「返信ラインを表示する」:こちらをオンにすると、自動返信メールの最上部に
「返信の際は、こちらのメールに直接ご返信ください」という行を自動的に表示します(画像参照)。
この文面の位置を下部など異なる場所に移動できる設定はございませんのでご了承くださいませ。

「本文」:自動返信メールの本文を設定できます。

・「自動メール返信にデータを表示する」:こちらにチェックを入れていただくと、
エンドユーザーがフォームに入力した内容を任意で選択し、本文に記載されるように設定できます。

営業外の自動返信メール(STARTERプラン以上)

STARTERプラン・PROFESSIONALプランの場合、営業外の自動返信メールを設定することができます。

これは、「営業時間設定」で設定された時間外に
エンドユーザーからお問い合わせがきた場合の自動メール返信です。

設定手順は「自動メール返信(上述)」をご確認ください。

営業時間設定について、詳細は以下の記事をご参照ください。
formLab:「営業時間設定」を行なって自動メール返信機能を最適化しよう!

 

自動返信メールに任意のロゴを追加する方法(BEGINNERプラン以上)

自動返信メールと営業時間外の自動メール返信に任意のロゴを追加することができます。

自社のロゴを登録することで、自動返信メールにてブランドを表現することができます。

通常の自動返信メールは設定画面「メール>自動メール返信」から、
営業時間外の自動メール返信は設定画面「メール>営業時間外の自動メール返信」から、
設定可能です。

 formLab:お問い合わせ/アンケート/イベントフォームをご利用中のお客様は絶対に設定すべき!自動返信メールにロゴを追加しブランドを表現しよう!

こちらがformrunのロゴを自動返信メールに掲載したサンプル画像になります。

設定画面「メール>自動メール返信、または営業時間外の自動メール返信」から設定可能です。
1.任意のロゴをアップロードし、登録します。
2.「ロゴを表示する」の欄にチェックを入れれば完了です。

【よくあるご質問】自動返信メールが届かない

  • 自動メール返信がONになっているか
  • 自動返信メールに設定されているメールアドレスにスペルミスがないか
  • 公開フォームで入力したメールアドレスにスペルミスがないか
  • 送信したいメールアドレスの項目名(フィールドナンバー)が
    「設定画面>自動メール返信>返信内容>メールアドレス項目名」と
    「設定画面>データ項目設定>データ項目設定」で一致しているか

  

をご確認ください。

設定後はご自身でテスト回答していただくことを推奨しております。

なお、コード型フォームをご利用の場合は、一度テスト送信を行い、
データ項目が追加された状態で自動返信メール設定する必要がございます。

 

【よくあるご質問】自動返信メールに変数の設定は
できますか?

有料プランの場合、自動返信メールに変数を設定することができます。

設定方法

  1. 設定画面「メール>自動メール返信>本文」と進む
  2. 本文欄の下にある変数から、使用したい変数をコピーする
  3. 本文中の任意の箇所にペーストする

また、個別のカードから送信するメールにおいても、「メールテンプレート」機能内で変数機能がご利用可能です。
上記の変数機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

【よくあるご質問】自動返信メールにファイルを添付したい場合

有料プランをご利用の場合は、サンクスページに「ファイルダウンロード」項目を設けることが可能です。
そちらの方法にてご検討ください。

詳しい設定方法はこちらの『資料などの「ファイルダウンロード」設定(有料プランのみ)』をご覧ください。

独自ドメインメール(PROプランのみ)

formrunではPROFESSIONALプランに限り、
独自ドメインのメールアドレスを利用することができます。

以下に、独自ドメインメールの設定方法を述べます。
なお、独自ドメインの設定は「チームオーナー」「チーム管理者」のみ設定できます。
「チームメンバー」の場合は権限をもらってください。参考

独自ドメインの設定方法について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。
formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!

1.ドメインの設定

 1. 「チーム設定>独自ドメインメール」を開く

 2. 「メール独自ドメイン設定 ON」にチェックを入れる
 3. 「独自ドメイン」に利用したいドメインに入力する
 4. 「更新する」を押す

ここで表示される「DNS設定」に記載された3つのDNSレコードを利用して、DNS設定を行います。

2.DNSの設定変更

  1. お客様がご利用のDNSサービス(お名前.comやAWS Route53など)の管理画面から、DNSレコードを3つ設定する
  2. 「DNS設定の再チェック」を押し、チェックマークが3つ表示されるか確認する

↑「AWS Route53」の画面例

3.独自メールアドレスの設定

チーム設定から「独自ドメイン」を設定できると、
フォームの設定から「独自メールアドレス」を設定することが出来るようになります。

  1. 設定したいフォームの「設定<メール送受信」を開く
  2. 「送信元アドレス」から「独自メールアドレスを利用」にチェックを入れる
  3. 利用したいメールアドレスを入力する
  4. 「更新する」をクリックする

formrunで取り扱うことができるドメイン

独自ドメインメールアドレスにつきましては、以下3点を確認できた場合、formrunで取り扱うことができます。

(1)運用する独自ドメインメールアドレスでメールが受信できること
独自ドメインにてメールを受信できるように設定してください。

(2)DNSにCNAMEを登録
DNSレコードにアンダースコアが登録出来るサービスでない場合は設定が行えません。
設定画面「①ドメインの設定」後、「②DNS設定」にて表示されるDNSレコードに
アンダースコアが含まれるためでございます。
そのためDNS設定を行う際には、 アンダースコア付きのDNS設定が利用可能なサービスをご利用ください。 (お名前.comやAWS Route53など)

(3)独自ドメインメールアドレスの転送

独自ドメインメールを設定し、formrunのボード画面にデータを取り込みたい場合は転送設定を行う必要があります。詳細はこちらをご参照ください。

独自ドメインの設定方法について、詳しくは以下の記事をご参照ください。
formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!

サーバーについて

formrunで独自ドメインメールアドレスをご利用いただく場合、

  • メールを受信するためのメールサーバーを用意する

または

  • Gmailなどのサービスを使ってメールを受信できるようにする

必要がございます。

サーバーの設定につきましては、貴社のシステム担当者にご確認ください。

テンプレート作成

テンプレート作成方法

テンプレートを作成し、よく使う件名、必要な定型文、添付ファイルを入力・登録しておくと、
顧客対応時にカード上で引用することができます。詳しくはこちらの記事もご参照ください。

また、以下の記事に自動返信メールの例文がございます。ぜひコピー等してご活用ください。
コピペで使える!自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介 


【メールテンプレートの新規作成/編集方法】

  1. 「メール>メールテンプレート」を開く
  2.  「新規作成」または「編集」をクリックする
    詳しい編集方法は「変数機能」(後述)をご参照ください
    また、有料プランの場合のみ、テンプレート新規作成画面に変数が記載されています。

 

【対応時のテンプレート挿入方法】

  1. カードを開く
  2. 開いたカードのアイコン「テンプレートを挿入」をクリックする
  3. 該当のカードを選択する

 


※不具合の修正
受信通知(メール通知やチャットツール通知)に記載されているURLから、
カード詳細画面に遷移した場合にのみ「テンプレート」が表示されない不具合が
発生しておりました。こちら修正いたしましたのでご安心ください。

変数機能(有料プランのみ)

メールのテンプレートには変数機能が使えます(有料プランのみ)。

テンプレートの編集画面で変数を設定すると、
フォーム上で送信された情報を自動的にメールに挿入することができます。

テンプレート作成・編集画面では、
メールテンプレート内では、変数を利用できます。
「変数をコピー」をして、挿入してください。
 

※こちらは一例です。

フィルター及びロジック

フィルタ

{{ 変数 | フィルタ } のように、変数のあとに「|(パイプ)」を書くことで
フィルター機能を利用できます。
フィルターは変数に対して加工を行うことが出来ます。

例:引用フィルターを設定する場合

  • 記述方法:{{ 変数 | quote }} 
  • 反映後の表記:引用した文字列の先頭に「>」が付与される
  • 効果:お問い合わせ内容の引用部分が分かりやすくなる
ロジック

{% ... %}...{% end... %} で囲うことで、条件分岐などのロジックを記述することができます。

「if」を用いる場合

  • 条件が満たされる場合に、ブロック内が実行されます
  • 例 :{% if <条件> %} 条件が満たされた場合に表示される {% endif %}

「unless」を用いる場合

  • 変数が存在しない、または条件が満たされない場合に、ブロック内が実行されます
  • 例:{% unless <条件> %} 条件が満たされない場合に表示される {% endunless %}

以上説明したテンプレート機能は liquid というライブラリを利用しており、
上記以外にも標準で様々なフィルタやロジックを記述することができます。

詳細はこちらをご覧ください。