メール設定

formrunの特徴の1つとして、カード機能上でメールが送受信できることが挙げられます。

このページでは、メール送受信(メール設定、独自ドメインメール、開封など確認、署名編集)、自動メール返信設定、独自ドメインメール設定(ドメイン設定、DNSの設定変更、独自メールアドレスの設定)、テンプレート作成(メールテンプレート作成・編集、変数機能、フィルター及びロジック)について説明していきます。

メール送受信

メール送受信画面でできること

設定画面「メール>メール送受信」では、
メール自体の基本的な設定を行うことができます。

この画面では、

  1. 転送設定
  2. フォームに入力されたどのデータ項目にメールを送るか
  3. 差出人名の編集
  4. 独自ドメインメールアドレスの設定(PROFESSIONALプランのみ)
  5. 署名設定

 を行うことができます。

設定後は必ず画面下部の更新ボタンを押し、設定を保存してください。

転送設定

上記の設定画面「メール>メール送受信」の操作を行なった後、
「メール送受信」内の「取り込み用メールアドレス」に任意のメールアドレスからの転送設定を行うと、任意のメールアドレスに届くメールを全てformrun上で管理することができます。

また、独自ドメインメールアドレス 「(例)support@xxx.com」に届いたメールを
formrunの管理画面内に取り込む場合は、
メールアドレス「support@xxx.com」を用意しているメーラーの設定画面より、
「support@xxx.com」から取り込み用メールアドレス(forwarded-XXXXX@form.run)に
転送(リダイレクト転送)する設定を行う必要がございます。

ただし、上記の転送設定を行なった場合、
「support@xxx.com」に届いたメールは全てformrunの管理画面に取り込まれます。

そのため、実運用をする際は以下の2点を行うことを推奨します。

  1. 「support@xxx.com」をformrun専用のメールにする
  2. 「support@xxx.com」を用意しているメーラーでフィルタ設定を行い、特定のメールだけが転送されるようにする

なお、転送方法はメーラーによって異なります。
GmailやYahoo!メールをご利用の場合は、以下の記事をご確認ください。

Gmailでの転送設定方法はこちら
Yahoo!メールでの転送設定方法はこちら

*Gmail、Yahoo!メール以外をご利用の場合は、ご利用されているメーラーにて、リダイレクト転送ができるかご確認いただけますと幸いです。

フォームに入力されたどのデータ項目にメールを送るか

メールアドレス項目名で設定された「 _field_ 」がカード上でメールを返信する際の宛先(To)に自動的に反映されます。

設定画面「メール>メール送受信」より設定が可能です。

差出人名の編集

カード上で送信するメールの差出人名の編集・修正ができます。

設定画面「メール>メール送受信」より設定が可能です。

署名設定

カードより送信するメールの末尾に自動的に反映される署名を記入できます。

設定画面「メール>メール送受信」より設定が可能です。

自動メール返信(BEGINNERプラン以上)

自動メール返信とは、
フォームを回答・送信した顧客に対して自動的に送られるメールのことです。

よろしければ、こちらの記事もご参照ください。
formLab:コピペで使える!自動メール返信の例文テンプレートを用途別に紹介 

設定方法

  1. 「フォーム一覧>設定>自動メール返信」を開く
  2. 「自動返信ON」にチェックを入れる
  3. 「メールアドレス項目名」「返信先アドレス (Reply-To)」「件名」「返信ラインを表示する」「本文」を編集する(任意。以下に各項目について詳述します)

また、フォームに入力した内容(フォームの受付データ)を自動メール返信に
表示することができます。
受付データを表示させると、メールのやりとりを行ううえで
エンドユーザーと齟齬が生まれにくくなるため、推奨しています。
なお、受付データの順番を変更したい方は、同じく設定画面の「データ項目設定」にて
変更くださいませ。
 

各入力項目について

「メールアドレス項目名」:自動メール返信を送信する先の項目です。
フォーム回答者には公開フォーム上で複数の項目を入力してもらうと思いますが、どの入力項目を自動メール返信の送信先とするかを選択できます。

設定したい項目(field ナンバー)を、設定画面「フォーム>フォーム設定」の「共通メールアドレス項目」にて選択してください。 ※設定画面「メール>自動メール返信>メールアドレス項目名」では「メールアドレス項目名」の設定変更はできません。
詳細はこちらのFAQをご確認ください。

 

「返信先アドレス (Reply-To)」:エンドユーザーが自動メール返信に返信した場合の送信先メールアドレスです。


「件名」:自動メール返信の件名を設定できます。

「返信ラインを表示する」:こちらをオンにすると、自動メール返信の最上部に
「返信の際は、こちらのメールに直接ご返信ください」という行を自動的に表示します(画像参照)。
この文面の位置を下部など異なる場所に移動できる設定はございませんのでご了承くださいませ。

「本文」:自動メール返信の本文を設定できます。

・「自動メール返信にデータを表示する」:こちらにチェックを入れていただくと、
エンドユーザーがフォームに入力した内容を任意で選択し、本文に記載されるように設定できます。

リッチテキストエディタ

自動メール返信にて「リッチテキストエディタ」がご利用いただけます。
自動メール返信の「リッチテキストエディタ」では、以下の内容を設定可能です。
設定できる項目

  • フォントサイズ(10px〜30px)
  • 太字
  • リスト(番号付きリスト、番号なしリスト)
  • フォントカラー(テキスト、ハイライトのカラー変更)
  • テキスト配置(左寄せ、中央寄せ、右寄せ、均等に設定が可能)
  • 表の挿入(列、行の追加や削除が可能)
  • リンクの挿入
  • 画像の挿入(画像タイトル、説明文、位置の設定、リンクの挿入が可能) 

こちらの機能によって、自動メール返信にてバナーの設置やテキストリンクなどの設置も可能です。
こちらが設定画面のサンプルになります。


こちらが、「リッチテキストエディタ」で作成した回答者さまへ送られるメールの内容です。


 

営業外の自動メール返信(STARTERプラン以上)

STARTERプラン・PROFESSIONALプランの場合、営業外の自動メール返信を設定することができます。

これは、「営業時間設定」で設定された時間外に
エンドユーザーからお問い合わせがきた場合の自動メール返信です。

設定手順は「自動メール返信(上述)」をご確認ください。

営業時間設定について、詳細は以下の記事をご参照ください。
formLab:「営業時間設定」を行なって自動メール返信機能を最適化しよう!

自動メール返信の署名設定

設定画面「メール>メール送受信」で設定した「署名」を自動メール返信の末尾に反映することができます。

設定画面「メール>自動メール返信」より、チェックボックスのクリックで設定可能です。

自動メール返信に任意のロゴを追加する方法

自動メール返信と営業時間外の自動メール返信に任意のロゴを追加することができます。

自社のロゴを登録することで、自動メール返信にてブランドを表現することができます。

通常の自動メール返信は設定画面「メール>自動メール返信」から、
営業時間外の自動メール返信は設定画面「メール>営業時間外の自動メール返信」から、
設定可能です。

 formLab:お問い合わせ/アンケート/イベントフォームをご利用中のお客様は絶対に設定すべき!自動メール返信にロゴを追加しブランドを表現しよう!

こちらがformrunのロゴを自動メール返信に掲載したサンプル画像になります。

設定画面「メール>自動メール返信、または営業時間外の自動メール返信」から設定可能です。
1. 「アップロードする」をクリックし、任意のロゴを選択します。
2. 「ロゴを表示する」の欄にチェックを入れます。
3. 「更新する」ボタンをクリックすることで完了です。

【よくあるご質問】自動メール返信が届かない

フォームご回答者様に自動メール返信が届かない場合、以下をご確認ください。

  • 自動メール返信がONになっているか
  • 公開フォームで入力されたメールアドレスにスペルミスがないか
  • 設定画面「フォーム>フォーム設定」の「共通メールアドレス項目」に、フォーム上で公開中の「メールアドレス」項目(フィールドナンバー)が設定されているか
    (*フィールドナンバーや、現在公開中のデータ項目については、設定画面「データ項目設定>データ項目設定」で確認することができます)

設定後はご自身でテスト回答していただくことを推奨しております。

自動メール返信・メール通知・個別メールが届かない時の対処方法につきましてはこちらの記事もご覧ください。

なお、コード型フォームをご利用の場合は、一度テスト送信を行い、
データ項目が追加された状態で自動メール返信設定する必要がございます。 

【よくあるご質問】自動メール返信に変数の設定は
できますか?

有料プランの場合、自動メール返信に変数を設定することができます。

設定方法

  1. 設定画面「メール>自動メール返信>本文」と進む
  2. 本文欄の下にある変数から、使用したい変数をコピーする
  3. 本文中の任意の箇所にペーストする

また、個別のカードから送信するメールにおいても、「メールテンプレート」機能内で変数機能がご利用可能です。
上記の変数機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

【よくあるご質問】自動メール返信にファイルを添付したい場合

有料プランをご利用の場合は、サンクスページに「ファイルダウンロード」項目を設けることが可能です。
そちらの方法にてご検討ください。

詳しい設定方法はこちらの『資料などの「ファイルダウンロード」設定(有料プランのみ)』をご覧ください。

独自ドメインメール(PROFESSIONALプランのみ)

※2021年7月9日より、fomrunにて独自ドメインで配信しているメール配信サービスを移行しております。移行に伴い、2021年7月9日までに独自ドメインのDNSレコードを設定された方は、DNSレコードの再登録とfomrrun管理画面内でのシステム切り替えを2022年7月31日までに行う必要があります。

なお、2021年7月9日以降に独自ドメインメールを設定された方は、新しいメール配信システムのDNSで独自ドメインメールを配信しておりますので、ご安心ください。

移行の詳細についてはこちらの記事をご確認ください。

formrunではPROFESSIONALプランに限り、独自ドメインのメールアドレスを利用することができます。

以下に、独自ドメインメールの設定方法を述べます。

なお、独自ドメインの設定は「チームオーナー」「チーム管理者」のみ設定できます。

「チームメンバー」の場合は「チーム管理者」以上の方から権限を変更してもらってください。チームの管理に関しましては、こちらを参考ください。

独自ドメインの設定方法について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!

1.ドメインの設定

 1. チーム設定画面を開きます

 2. 設定画面「チーム>独自ドメインメール」を開く
 3. 「メール独自ドメイン設定 ON」にチェックを入れる
 4.「独自ドメイン」に利用したいドメインに入力する
 5.「更新する」をクリック

ここで表示される「DNS設定」に記載されたDNSレコードを利用して、用意しているDNSサービス上でDNS設定を行います。

  1. お客様がご利用のDNSサービス(お名前.comやAWS Route53やさくらインターネット
    など)の管理画面から、DNSレコードを3つ設定する
  2. 「DNS設定の再チェック」を押し、チェックマークが3つ表示されるか確認する

※DNS設定が未完了の場合、こちらのキャプチャのようにValidが「×」となっております。以下の手順に沿って設定を行ってください。

2.DNSの設定変更

  1. お客様がご利用のDNSサービス(お名前.comやAWS Route53やさくらインターネットなど)の管理画面から、DNSレコードを設定するリッチテキストを入力してください

↑「AWS Route53」の設定画面例

  2.「DNS設定の再チェック」を押し、チェックマークが表示されるか確認する

formrunで取り扱うことができるドメイン

設定画面「チーム>独自ドメインメール」から独自ドメインを設定できると、
フォームの設定から「独自メールアドレス」を設定することが出来るようになります。

  1. 設定したいフォームの設定画面「フォーム>メール送受信」を開く
  2. 「送信元アドレス」から「独自メールアドレスを利用」にチェックを入れる
  3. 利用したいメールアドレスを入力する
  4. 「更新する」をクリックする

3.独自メールアドレスの設定

独自ドメインメールアドレスにつきましては、以下3点を確認できた場合、formrunで取り扱うことができます。

(1)運用する独自ドメインメールアドレスでメールが受信できること
独自ドメインにてメールを受信できるように設定してください。

(2)DNSレコード設定をTXT形式で設定
DNSレコードにアンダースコアが登録出来るサービスでない場合は設定が行えません。
設定画面「①ドメインの設定」後、「②DNS設定」にて表示されるDNSレコードに
アンダースコアが含まれるためでございます。
そのためDNS設定を行う際には、 アンダースコア付きのDNS設定が利用可能なサービスをご利用ください。 (お名前.comやAWS Route53など)

(3)独自ドメインメールアドレスの転送

独自ドメインメールを設定し、formrunのボード画面にデータを取り込みたい場合は転送設定を行う必要があります。詳細はこちらをご参照ください。

独自ドメインの設定方法について、詳しくは以下の記事をご参照ください。
formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!

サーバーについて

formrunで独自ドメインメールアドレスをご利用いただく場合、以下のいずれかを行う必要がございます。

  • メールを受信するためのメールサーバーを用意する
  • Gmailなどのサービスを使ってメールを受信できるようにする

サーバーの設定につきましては、貴社のシステム担当者にご確認ください。

テンプレート作成(BEGINNERプラン以上)

テンプレート作成方法

テンプレートを作成し、よく使う件名、必要な定型文、添付ファイルを入力・登録しておくと、
顧客対応時にカード上で引用することができます。詳しくはこちらの記事もご参照ください。

また、以下の記事に自動メール返信の例文がございます。ぜひコピー等してご活用ください。
コピペで使える!自動メール返信の例文テンプレートを用途別に紹介 

なお、こちらの機能はBEGINNERプラン以上をご利用の方のみお使いいただける機能となっております。

※メールテンプレートの作成者がformrunアカウントを削除したりチームから退会しても、
所属していたチームで作成したメールテンプレートは、保存されたままとなります。


【メールテンプレートの新規作成/編集方法】

  1. 「メール>メールテンプレート」を開く
  2.  「新規作成」または「編集」をクリックする
    詳しい編集方法は「変数機能」(後述)をご参照ください
    また、有料プランの場合のみ、テンプレート新規作成画面に変数が記載されています。

 

【対応時のテンプレート挿入方法】

  1. カードを開く
  2. 開いたカードのアイコン「テンプレートを挿入」をクリックする
  3. 該当のテンプレートを選択する

 

変数機能(BEGINNERプラン以上)

メールのテンプレートには変数機能が使えます。

メールテンプレートの編集画面で変数を設定すると、フォーム上で送信された情報を自動的にメールに挿入することができます。

変数を設定したい場合は変数を設定したいメールテンプレートの編集画面で、以下画像にある「変数をコピー」列のコピーアイコンからコピーしてください。

また、「プレビューを表示する」をクリックすることで、実際に変数が機能しているか確認することが可能です。

フィルター及びロジック

自動メール返信やメールテンプレートの変数機能では liquid というライブラリを利用しており、以下に記載した例意外にも様々なフィルタやロジックを記述することができます。
詳細はこちらをご覧ください

フィルタ

{{ 変数 | フィルタ } のように、変数のあとに「|(パイプ)」を書くことで
フィルター機能を利用できます。
フィルターは変数に対して加工を行うことが出来ます。

例:引用フィルターを設定する場合

  • 記述方法:{{ 変数 | quote }} 
  • 反映後の表記:引用した文字列の先頭に「>」が付与される
  • 効果:お問い合わせ内容の引用部分が分かりやすくなる
ロジック

{% ... %}...{% end... %} で囲うことで、条件分岐などのロジックを記述することができます。

「if」を用いる場合

  • 条件が満たされる場合に、ブロック内が実行されます
  • 例 
    • {% if data['_field_1_name'] %}
      {{data['_field_1_name']}} 様、お世話になっております。
      {% endif %}

    • {% if data['_field_5'] != 'お問い合わせA' %}
      A以外のお問い合わせの場合は、ご回答に3営業日以上かかる場合がございます。
      {% endif %}

「elsif」を用いる場合

  • 条件を満たす場合・満たさない場合のそれぞれで、ブロック内が実行されます。
    • {% if data['_field_5'] == 'お問い合わせA' %}
      Aに関してお問い合わせいただきありがとうございます。
      {% elsif data['_field_5'] == 'お問い合わせB' %}
      Bに関してお問い合わせいただきありがとうございます。
      {% endif %}

数値で条件を出し分ける場合

  • 数値で条件を出しわけ、条件を満たす場合・満たさない場合のそれぞれで、ブロック内が実行されます。
    • {% assign age = data['_field_11'] | plus: 0 %}
      {% if age > 13 %}
      この度はご応募いただきありがとうございます。
      {% else %}
      今回のイベントは13歳以上からご参加いただけます。
      {% endif %}

 

上記の例文を用いて、「テキストのみ」に次のような自動メール返信を作成します。

 

自動メール返信を作成したフォームに、以下のように回答します。


上記のように回答した場合、
次のキャプチャのようなメールがエンドユーザーに送信されます。

なお、フィルタやロジック機能は、デザイナー・エンジニア向けの機能のため、
formrun側でのサポートは行なっておりませんので、
貴社の開発者さまとご相談のうえ、お取り組みいただけますと幸いです。

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