メール設定
formrunの特徴の1つとして、カード機能上でメールが送受信できることが挙げられます。
このページでは、メール送受信(メール設定、独自ドメインメール、開封など確認、署名編集)、自動返信メール設定、独自ドメインメール設定(ドメイン設定、DNSの設定変更、独自メールアドレスの設定)、テンプレート作成(メールテンプレート作成・編集、変数機能、フィルター及びロジック)について説明していきます。
「フォーム一覧>設定>メール送受信」では、
メール自体の基本的な設定を行うことができます。
この画面では、
を行うことができます。
設定後は必ず画面下部の更新ボタンを押し、設定を保存してください。
自動返信メールとは、
フォームを回答・送信した顧客に対して自動的に送られるメールのことです。
よろしければ、こちらの記事もご参照ください。
formLab:コピペで使える!自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介
また、フォームに入力した内容(フォームの受付データ)を自動返信メールに
表示することができます。受付データを表示させると、メールのやりとりを行ううえで
エンドユーザーと齟齬が生まれにくくなるため、推奨しています。
なお、受付データの順番を変更したい方は、同じく設定画面の「データ項目設定」にて
変更くださいませ。
・「メールアドレス項目名」:ここで決まるのは、自動返信メールの送り先となるアドレスです。
エンドユーザーには複数の項目をご入力いただくと思いますが、どの入力項目を自動返信メールの送り先とするかをお選びいただけます。
・「返信先アドレス (Reply-To)」:エンドユーザーが自動返信メールに返信した場合の送信先メールアドレスです。
・「件名」:自動返信メールの件名を設定できます。
・「返信ラインを表示する」:こちらをオンにすると、自動返信メールの最上部に
「返信の際は、こちらのメールに直接ご返信ください」という行を自動的に表示します(画像参照)。
この文面の位置を下部など異なる場所に移動できる設定はございませんのでご了承くださいませ。
・「本文」:自動返信メールの本文を設定できます。
・「自動メール返信にデータを表示する」:こちらにチェックを入れていただくと、
エンドユーザーがフォームに入力した内容を任意で選択し、本文に記載されるように設定できます。
STARTERプラン・PROFESSIONALプランの場合、営業外の自動返信メールを設定することができます。
これは、「営業時間設定」で設定された時間外に
エンドユーザーからお問い合わせがきた場合の自動メール返信です。
設定手順は「自動メール返信(上述)」をご確認ください。
営業時間設定について、詳細は以下の記事をご参照ください。
formLab:「営業時間設定」を行なって自動メール返信機能を最適化しよう!
自動返信メールと営業時間外の自動メール返信に任意のロゴを追加することができます。
自社のロゴを登録することで、自動返信メールにてブランドを表現することができます。
通常の自動返信メールは設定画面「メール>自動メール返信」から、
営業時間外の自動メール返信は設定画面「メール>営業時間外の自動メール返信」から、
設定可能です。
formLab:お問い合わせ/アンケート/イベントフォームをご利用中のお客様は絶対に設定すべき!自動返信メールにロゴを追加しブランドを表現しよう!
こちらがformrunのロゴを自動返信メールに掲載したサンプル画像になります。
設定画面「メール>自動メール返信、または営業時間外の自動メール返信」から設定可能です。
1.任意のロゴをアップロードし、登録します。
2.「ロゴを表示する」の欄にチェックを入れれば完了です。
をご確認ください。
設定後はご自身でテスト回答していただくことを推奨しております。
自動返信メール・メール通知・個別メールが届かない時の対処方法につきましてはこちらの記事もご覧ください。
なお、コード型フォームをご利用の場合は、一度テスト送信を行い、
データ項目が追加された状態で自動返信メール設定する必要がございます。
有料プランの場合、自動返信メールに変数を設定することができます。
設定方法
また、個別のカードから送信するメールにおいても、「メールテンプレート」機能内で変数機能がご利用可能です。
上記の変数機能について、詳しくはこちらをご覧ください。
有料プランをご利用の場合は、サンクスページに「ファイルダウンロード」項目を設けることが可能です。
そちらの方法にてご検討ください。
詳しい設定方法はこちらの『資料などの「ファイルダウンロード」設定(有料プランのみ)』をご覧ください。
formrunではPROFESSIONALプランに限り、
独自ドメインのメールアドレスを利用することができます。
以下に、独自ドメインメールの設定方法を述べます。
なお、独自ドメインの設定は「チームオーナー」「チーム管理者」のみ設定できます。
「チームメンバー」の場合は権限をもらってください。参考
独自ドメインの設定方法について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。
formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!
1. 「チーム設定>独自ドメインメール」を開く
2. 「メール独自ドメイン設定 ON」にチェックを入れる
3. 「独自ドメイン」に利用したいドメインに入力する
4. 「更新する」を押す
ここで表示される「DNS設定」に記載された3つのDNSレコードを利用して、DNS設定を行います。
↑「AWS Route53」の画面例
チーム設定から「独自ドメイン」を設定できると、
フォームの設定から「独自メールアドレス」を設定することが出来るようになります。
独自ドメインメールアドレスにつきましては、以下3点を確認できた場合、formrunで取り扱うことができます。
(1)運用する独自ドメインメールアドレスでメールが受信できること
独自ドメインにてメールを受信できるように設定してください。
(2)DNSにCNAMEを登録
DNSレコードにアンダースコアが登録出来るサービスでない場合は設定が行えません。
設定画面「①ドメインの設定」後、「②DNS設定」にて表示されるDNSレコードに
アンダースコアが含まれるためでございます。
そのためDNS設定を行う際には、 アンダースコア付きのDNS設定が利用可能なサービスをご利用ください。 (お名前.comやAWS Route53など)
(3)独自ドメインメールアドレスの転送
独自ドメインメールを設定し、formrunのボード画面にデータを取り込みたい場合は転送設定を行う必要があります。詳細はこちらをご参照ください。
独自ドメインの設定方法について、詳しくは以下の記事をご参照ください。
formLab:「独自ドメインメールアドレス」を設定して、エンドユーザーに安心感を届けよう!
formrunで独自ドメインメールアドレスをご利用いただく場合、
または
必要がございます。
サーバーの設定につきましては、貴社のシステム担当者にご確認ください。
テンプレートを作成し、よく使う件名、必要な定型文、添付ファイルを入力・登録しておくと、
顧客対応時にカード上で引用することができます。詳しくはこちらの記事もご参照ください。
また、以下の記事に自動返信メールの例文がございます。ぜひコピー等してご活用ください。
コピペで使える!自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介
【メールテンプレートの新規作成/編集方法】
【対応時のテンプレート挿入方法】
※不具合の修正
受信通知(メール通知やチャットツール通知)に記載されているURLから、
カード詳細画面に遷移した場合にのみ「テンプレート」が表示されない不具合が
発生しておりました。こちら修正いたしましたのでご安心ください。
メールのテンプレートには変数機能が使えます(有料プランのみ)。
テンプレートの編集画面で変数を設定すると、
フォーム上で送信された情報を自動的にメールに挿入することができます。
テンプレート作成・編集画面では、
メールテンプレート内では、変数を利用できます。
「変数をコピー」をして、挿入してください。
※こちらは一例です。
{{ 変数 | フィルタ } のように、変数のあとに「|(パイプ)」を書くことで
フィルター機能を利用できます。
フィルターは変数に対して加工を行うことが出来ます。
例:引用フィルターを設定する場合
{% ... %}...{% end... %} で囲うことで、条件分岐などのロジックを記述することができます。
「if」を用いる場合
「unless」を用いる場合
以上説明したテンプレート機能は liquid というライブラリを利用しており、
上記以外にも標準で様々なフィルタやロジックを記述することができます。
詳細はこちらをご覧ください。
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