カードについて

formrunでは、お問合わせ対応に「カード」を使います。

このページでは、カードの役割(作成方法、メール送受信、ステータス変更、担当者変更、ラベル追加)について説明します。

カードとは

カードとは、フォームに入力された情報がカード化されたもののことをいいます。

電話、FAXや対面営業で得た顧客情報を手動で入力することでも、
カードを作成することができます(後述)。

formLab:【顧客管理に便利な機能がたくさん】お問い合わせに役立つ6つのカード機能を徹底解説します

カードの開封・未開封

カードにはメールのように開封・未開封の概念があり、
未開封のカードにはカード左端に青い縦線のラインが入ります。

カードはクリックすることで開封可能です。

左の画像はカードがボード画面上に並んでいる図、
右の画像はカードの展開図です。

カードの受付番号

フォームの回答が送信され、カードが作成するたびに、
各カードに受付番号が付与されます。

各カードに #(番号)と表示されていますので、ご確認くださいませ。

また、一度カードに付与された受付番号は、変更されることがないこと
ご留意くださいませ。

カードの最終送受信日時

ボード画面上で、カードにフォームご回答者さまとのメールの最終送受信日時が表示されます。

カードから送信したメールに返信があった場合、表示されるようになります。

表示方法は3パターンです。

  1. カードからメールを送信済みの状態
  2. カードからメールを受信し、開封済みの状態
  3. カードからメールを受信し、未開封の状態

3の場合、文字は青く表示されます。

【よくあるご質問】カードの数に上限および閲覧期限
はありますか?

生成されるカード(フォームへの受付データおよび手動で入力したデータを含む)の数に
制限はございませんので、ご安心ください。

またカードを削除しない限り、閲覧期限もございません。

【よくあるご質問】削除してしまったカードは復元
できますか?

申し訳ございませんが、削除したカード・フォーム等のデータについては、
一度削除してしまうと復旧できません。セキュリティの観点で、上記レギュレーションにて
運営しておりますので、ご了承ください。

【よくある質問】カードを一度開くと、「未読」の線が消えてしまいます。「未読」に戻すことはできますか。

カードを開いていただき、
右上にございます「...」より「未読に戻す」をクリックしていただきますと、
該当カードの左に「未読」の線が再度現れます。

  

            

カードの基本操作

カードの新規作成方法

カードは基本的にはフォームの送信により作成されますが、
手動で入力・作成を行うこともできます。

カードの作成方法は2つあります。

 1. ボード・リスト画面右上にある「新規カード追加」のボタンをクリック

 2. ステータス横の「…」をクリック
  *カードのステータスは自動的に、クリックした「…」があるステータスとなります。

新規に作成するカードには
フォームの入力項目(または設定したデータ項目)が記入欄として表示され、
ヒアリング内容などデータを手動入力することでカードが作成されます。

表示項目の変更

 ボード画面上に一覧表示されているカードの表示項目を設定・変更することができます。

なお、こちらの動作を行うには、フォーム管理者以上の権限が必要です。

表示項目を設定・変更につきましては、
「ボード画面」右上にございます目のマークのアイコンより

  • メイン表示項目
  • サブ表示項目

を設定してください。 

カード表示項目設定の上部にある「リセット」を押すことで、
メイン表示項目およびサブ表示項目のリセットを行うことができます。

カード上でできること

カードはformrunによるお問合わせ対応の根幹を担う機能です。

カード上では、
メール送受信、ステータス変更、担当者変更、ラベルの追加を行えます。
なお、メールの送受信の際には、ファイルを添付することもできます。

メール

メールでは

  • 送信元のメールアドレス設定(デフォルト/独自ドメイン)
  • テンプレート機能
  • 送信時間の指定/キャンセル
  • ファイルデータの添付

をご利用いただけます。

メールの送受信に関しての詳細はこちらをご確認ください。

ステータス変更

それぞれのカードはステータスごとに分類することができます。
例えば未対応と対応中、対応完了を振り分けることで、カードがそれぞれ今どのような状態かをボード画面上で簡単に確認でき、対応漏れを減少させることができます。

【ステータスの変更方法】

  • カードをドラッグ&ドロップして他のステータスに移動させる
  • 開いたカードの中央上に表示されるステータスを選択する(下記画像)

                        

formLab:未対応の問い合わせを確認する方法は?ボード・リスト画面の見方を解説

担当者変更

カードの担当者は、
カードを開いて右上に表示される「担当者なし」の部分をクリックすると設定できます。

カードに担当者を設定することで、誰がどのカードを担当するのかがわかりやすくなるだけではなく、自分が担当のカードのみの絞り込みを行うこともできるようになります。

※もしカードの使い方に不安があれば※

カードは、お問い合わせをされた方と適切なコミュニケーションを進める上で非常に重要なツールです。

初めてでカードを使いこなせるか不安な方もいるかもしれません。

そこで、チームで初めてフォームを作成した場合のみ、サンプルのカードがボードに届きます。

サンプルを使ってデモンストレーションを行い、初めての方でも簡単にご利用方法を理解いただけるためのアプローチとなております。下記の画像をご参照ください。

ラベルの追加・検索・詳細記入

チームカードには任意のラベルを作成し、貼り付けることが可能です。

<新規作成方法①>

  1. カードを開く
  2. 下図の「ラベル名を入力…」と書いてある下線部に任意のラベル名を入力する
  3. Enterキーを押す

*1度作成したラベルは自動保存されます。
*ラベル作成時にランダムでカラーリングされます。
*ラベルカラーを変更したい場合は「ラベル設定」より行なってください。

<新規作成方法②>

  1. 「設定>ラベル設定」を開く
  2. ラベル名を入力する
  3. 「追加する」をクリックする

<ラベルの貼り付け方>

  1. カードより、「ラベル名を入力…」をクリックする
  2. 過去に作成したラベル一覧から、任意のラベルを選択する。

*「ラベル名を入力...」に文字を入力することで、部分検索を行うことができます。

<ラベルのヒントテキスト表示方法>

「フォーム>ラベル設定>ラベル設定>説明」より、
ラベルごとにヒントテキストを記入することができます。

 チームメンバーの共通認識を仰ぎ、誤ったラベルを貼ることを防ぐことができます。

<ラベル名の変更・カラー変更・削除方法>

  • カード中央右のラベル設定
  • 「フォーム一覧>設定>ラベル設定」

のいづれかより行うことができます。

任意の設定に変更後は必ず「更新する」を押してください。

▼ ラベルの使い方について詳しくはこちら
カードの整理・データ分析にも!formrunのラベル機能を紹介

メモの追加

カードからメモを追加することもできます。

カードの画面右側から「メモ」タブをクリックし、ご利用ください。
テキストとファイルをメモすることができます。

 メモを作成すると、
カード画面の右側・左側の両方で、作成したメモを確認することができます。

また、Slackと外部連携設定より連携している場合、

  • カード上で作成するメモにてメンションを付けたSlack通知を飛ばす
  • Slack上からカードのメモを作成する

ことが可能です。

連携方法はこちらをご覧ください。
なお、こちらのSlack通知設定を完了している必要がございます。

カード上で作成するメモにてメンションを付けたSlack通知を飛ばす

【設定方法】

  • カード上でメモを開き、「@」をクリック、または@を入力します。メンションしたいアカウントを選択することで、メンション付きのメモを作成できます。
Slack上からカードのメモを作成する

【設定方法】
1. Slackのトーク画面にて、メモを追加したいお問い合わせの通知メッセージの「その他」をクリックします。
そして、表示される一覧の一番下にある「その他のメッセージのショートカット…」をクリックします。

2.「メモに登録する」をクリックします。

3.カードを選択し、メモ内容を入力した後、保存ボタンをクリックします

4.Slackからメモが作成できたことが確認できます。

対応待ちカード/対応済みカードの分類

カードを

  • 対応待ちカード
  • 対応済みカード

に分類することができます。 

添付ファイルの閲覧

受信したメール(カード)に添付されたファイルを一覧で見ることができます。

 

 

受信したメール(カード)に添付されたファイルが

  • 画像
  • データ(PDF資料や音声ファイルなど)

のどちらであるかを判断することができます。

 

「画像」の場合は、アイコンをクリックすると別タブでファイルの内容が表示されます。
そのため、ファイルをダウンロードしなくても閲覧することができます。

しかし、「データ(PDF資料や音声ファイルなど)」ファイルの場合は、
ダウンロードの必要がございますので、ご注意ください。

メモへのファイル添付機能

メールやフォームの回答で送受信したもの以外にも、                                                              メモ欄に新しいファイルをアップロードすることができます。

なお、添付可能な1ファイルのサイズは5MBまでとなっております。                                          ご注意くださいませ。

カードの削除

1. カード、もしくは、開いたカードの右上にある「・・・」をクリックし、
「削除する」をクリックしてください。

2. 「カードを削除しますか?」というモーダルが表示されるので、
「はい」をクリックしてください。 

カードのデータ編集

カード内のデータを編集する場合は、
カード画面より各データ項目にカーソルを合わせると表示される、
歯車のアイコンから行うことができます。

データのコピー機能

フォーム回答があったデータを「データ」タブにてコピーすることができます。
カードからメールを送信する際やメモに残す際にご活用ください。

※こちらはformrunのデモ画像です。

変更履歴の確認

フォームご回答者様がフォームより送信したデータ内容を
formrunご契約者様がカードの「データ」タブから変更した場合は、
「変更履歴」タブでそのデータの変更履歴を確認することができます。

また、データ変更した前後の内容とデータ変更したアカウントも確認できます。

なお、複数人で同一アカウントにログインをしている場合、
誰がデータを変更したかがわからなくなる可能性がございますので、
複数人で同一アカウントにログインすることはご控えくださいませ。

 

対応履歴の確認

現在開いているカードの「データ」タブにメールアドレスが存在していた場合に
同一メールアドレスから届いたカード全てを表示します。
前回対応した履歴を確認することができます。

過去に同一メールアドレスからいただいた複数のお問い合わせ内容を、
1枚のカードから確認できるため、顧客管理を円滑に行えるかと思います。

対応履歴の開き方
1.カードをクリックし、開きます。
2.対応履歴をクリックし、開きます。

以下の画像は、対応履歴欄から過去の回答を開いたページのサンプルとなっております。