カードについて
formrunでは、お問合わせ対応に「カード」を使います。
このページでは、カードの役割（作成方法、メール送受信、ステータス変更、担当者変更、ラベル追加）について説明します。
フォームの回答が送信され、カードが作成するたびに、
各カードに受付番号が付与されます。
各カードに #(番号）と表示されていますので、ご確認くださいませ。
また、一度カードに付与された受付番号は、変更されることがないこと
ご留意くださいませ。
ボード画面上で、カードにフォームご回答者さまとのメールの最終送受信日時が表示されます。
カードから送信したメールに返信があった場合、表示されるようになります。
表示方法は3パターンです。
3の場合、文字は青く表示されます。
生成されるカード（フォームへの受付データおよび手動で入力したデータを含む）の数に
制限はございませんので、ご安心ください。
またカードを削除しない限り、閲覧期限もございません。
申し訳ございませんが、削除したカード・フォーム等のデータについては、
一度削除してしまうと復旧できません。セキュリティの観点で、上記レギュレーションにて
運営しておりますので、ご了承ください。
カードを開いていただき、
右上にございます「...」より「未読に戻す」をクリックしていただきますと、
該当カードの左に「未読」の線が再度現れます。
カードは基本的にはフォームの送信により作成されますが、
手動で入力・作成を行うこともできます。
カードの作成方法は2つあります。
1. ボード・リスト画面右上にある「新規カード追加」のボタン
をクリック
2. ステータス横の「…」をクリック
＊カードのステータスは自動的に、クリックした「…」があるステータスとなります。
新規に作成するカードには
フォームの入力項目（または設定したデータ項目）が記入欄として表示され、
ヒアリング内容などデータを手動入力することでカードが作成されます。
ボード画面上に一覧表示されているカードの表示項目を設定・変更することができます。
なお、こちらの動作を行うには、フォーム管理者以上の権限が必要です。
表示項目を設定・変更につきましては、
「ボード画面」右上にございます目のマークのアイコンより
を設定してください。
カード表示項目設定の上部にある「リセット」を押すことで、
メイン表示項目およびサブ表示項目のリセットを行うことができます。
カードはformrunによるお問合わせ対応の根幹を担う機能です。
カード上では、
メール送受信、ステータス変更、担当者変更、ラベルの追加を行えます。
なお、メールの送受信の際には、ファイルを添付することもできます。
メールでは
をご利用いただけます。
メールの送受信に関しての詳細はこちらをご確認ください。
それぞれのカードはステータスごとに分類することができます。
例えば未対応と対応中、対応完了を振り分けることで、カードがそれぞれ今どのような状態かをボード画面上で簡単に確認でき、対応漏れを減少させることができます。
【ステータスの変更方法】
カードの担当者は、
カードを開いて右上に表示される「担当者なし」の部分をクリックすると設定できます。
カードに担当者を設定することで、誰がどのカードを担当するのかがわかりやすくなるだけではなく、自分が担当のカードのみの絞り込みを行うこともできるようになります。
カードは、お問い合わせをされた方と適切なコミュニケーションを進める上で非常に重要なツールです。
初めてでカードを使いこなせるか不安な方もいるかもしれません。
そこで、チームで初めてフォームを作成した場合のみ、サンプルのカードがボードに届きます。
サンプルを使ってデモンストレーションを行い、初めての方でも簡単にご利用方法を理解いただけるためのアプローチとなております。下記の画像をご参照ください。
チームカードには任意のラベルを作成し、貼り付けることが可能です。
＜新規作成方法①＞
＊1度作成したラベルは自動保存されます。
＊ラベル作成時にランダムでカラーリングされます。
＊ラベルカラーを変更したい場合は「ラベル設定」より行なってください。
＜新規作成方法②＞
＜ラベルの貼り付け方＞
＊「ラベル名を入力...」に文字を入力することで、部分検索を行うことができます。
＜ラベルのヒントテキスト表示方法＞
「フォーム>ラベル設定>ラベル設定>説明」より、
ラベルごとにヒントテキストを記入することができます。
チームメンバーの共通認識を仰ぎ、誤ったラベルを貼ることを防ぐことができます。
＜ラベル名の変更・カラー変更・削除方法＞
のいづれかより行うことができます。
任意の設定に変更後は必ず「更新する」を押してください。
▼ ラベルの使い方について詳しくはこちら
カードの整理・データ分析にも！formrunのラベル機能を紹介
カードからメモを追加することもできます。
カードの画面右側から「メモ」タブをクリックし、ご利用ください。
テキストとファイルをメモすることができます。
また、カードのデザインをアップデートいたしましたので、詳細はこちらをご覧ください。
メモを作成すると、
カード画面の右側・左側の両方で、作成したメモを確認することができます。
カードを
に分類することができます。
受信したメール（カード）に添付されたファイルを一覧で見ることができます。
受信したメール（カード）に添付されたファイルが
のどちらであるかを判断することができます。
「画像」の場合は、アイコンをクリックすると別タブでファイルの内容が表示されます。
そのため、ファイルをダウンロードしなくても閲覧することができます。
しかし、「データ（PDF資料や音声ファイルなど）」ファイルの場合は、
ダウンロードの必要がございますので、ご注意ください。
メールやフォームの回答で送受信したもの以外にも、 メモ欄に新しいファイルをアップロードすることができます。
なお、添付可能な1ファイルのサイズは5MBまでとなっております。 ご注意くださいませ。
1. カード、もしくは、開いたカードの右上にある「・・・」をクリックし、
「削除する」をクリックしてください。
2. 「カードを削除しますか？」というモーダルが表示されるので、
「はい」をクリックしてください。
カード内のデータを編集する場合は、
個別のフォームの「設定>データ管理>データ項目設定」より、
またはカード画面より各データ項目にカーソルを合わせると表示される、
歯車のアイコンから行うことができます。
フォームご回答者様がフォームより送信したデータ内容を
formrunご契約者様がカードの「データ」タブから変更した場合は、
「変更履歴」タブでそのデータの変更履歴を確認することができます。
また、データ変更した前後の内容とデータ変更したアカウントも確認できます。
なお、複数人で同一アカウントにログインをしている場合、
誰がデータを変更したかがわからなくなる可能性がございますので、
複数人で同一アカウントにログインすることはご控えくださいませ。
現在開いているカードの「データ」タブにメールアドレスが存在していた場合に
同一メールアドレスから届いたカード全てを表示します。
前回対応した履歴を確認することができます。
過去に同一メールアドレスからいただいた複数のお問い合わせ内容を、
1枚のカードから確認できるため、顧客管理を円滑に行えるかと思います。
対応履歴の開き方
１.カードをクリックし、開きます。
２.対応履歴をクリックし、開きます。
以下の画像は、対応履歴欄から過去の回答を開いたページのサンプルとなっております。
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