チーム・フォームを複数人で管理する
■目次
メリットチーム権限とフォーム権限チーム権限の制限の詳細概要チームオーナー権限について確認手順チーム管理者権限についてチームメンバー権限についてフォーム権限の制限の詳細概要フォームオーナー権限について確認方法フォーム管理者権限についてフォームメンバー権限についてチームメンバーを招待する方法フォームメンバーを招待する方法担当者への割り当てや通知を自動化する方法
メリット
formrunの最大の特徴は、作成したフォームやフォームへの回答内容を複数人で管理できることにあります。
複数人で管理することにより、以下のようなメリットがあります。
- 複数のフォームを一箇所で管理できる
- フォームの回答に対し担当者を設定できるなど、複数人で対応を分担でき、その進捗状況が可視化できる
チーム権限とフォーム権限
チームに複数アカウントが所属し、複数のフォームを管理します。
この「チームに所属している複数アカウント」のことを「チームメンバー」と言い、それぞれのアカウントには「チーム権限」が付与されています。
チーム権限は以下の3つです。
- チームオーナー（チームにつき1人）
- チーム管理者
- チームメンバー
またその「チームメンバー」のうち、特定のフォームに所属するアカウントを「フォームメンバー」と言います。
それぞれのアカウントには「フォーム権限」が付与されます。
フォーム権限は以下の3つです。
- フォームオーナー
- フォーム管理者
- フォームメンバー
この権限をうまく活用することで、formrunでは特定のアカウントの操作を制限することができます。
例えば上の図では、「チームY」のチームメンバーは5アカウントです。
権限の内訳は以下です。
- チームオーナー権限：1人
- チーム管理者権限：2人
- チームメンバー権限：2人
またそのチームに紐づく「フォーム3」のフォームメンバーは3アカウントです。
権限の内訳は以下です。
- フォームオーナー権限：2名
- フォームメンバー権限：1名
背景が水色の方は、このチームの「チーム管理者権限」を持ち、フォーム1の「フォーム管理者権限」/ フォーム2の「フォームオーナー権限」を持っています。フォーム3へのアクセス権は持っていません。
背景が紫の方は、このチームの「チームメンバー権限」を持ち、フォーム1の「フォーム管理者権限」/フォーム3の「フォームオーナー権限」をもっています。フォーム2へのアクセス権は持っていません。
チーム権限の制限の詳細
概要
それぞれの権限で行える操作は以下のような形です。
◯：操作・編集可能
△：遷移はできるが操作・編集にて一部制限あり
✕：遷移はできるが操作・編集不可
| チームオーナー | チーム管理者 | チームメンバー | |
|---|---|---|---|
| チーム基本設定（チーム削除） | △ ※1 | △ ※2 | △ |
| チームメンバー管理 | ◯ | ◯ | ✕ ※3 |
| プラン・料金（プラン変更） | ◯ | ✕ | ✕ |
| 契約状況・支払い履歴 | ◯ | ◯ | ✕ |
| API設定 | ◯ | ◯ | ✕ |
| 外部連携アカウント管理 | ◯ | ◯ | ✕ |
| 独自ドメインメール設定 | ◯ | ◯ | ✕ |
| 独自ドメインフォーム設定 | ◯ | ◯ | ✕ |
| IPのホワイトリスト管理 | ◯ | ◯ | ✕ |
| 顧客画面の利用 ※4 | ◯ | ◯ | ✕ |
※1 チーム退会はできません。
※2 チーム削除はできません。また支払い方法の変更もできません。
※3 画面遷移もできません。
※4 顧客画面はSTARTERプラン、PROFESSIONALプランでご利用可能です。
チームオーナー権限について
チームオーナーはチームにつき1アカウントのみ指定されます。
このアカウントはチームに関する全ての権限を持ち、プラン料金の変更を行えます。
また、請求書や領収書が送付される先でもあります。
アクセスできない画面やできない操作はありません。
確認手順
- チーム設定画面へ遷移する
- 「チームメンバー管理」画面へ遷移し「チームオーナー」の箇所か、「チーム権限」の箇所を見る
チーム管理者権限について
プラン料金の変更やチームオーナーの変更、チーム削除以外のほぼすべての権限を持ちます。
オプション料金の契約や、領収書のダウンロードなども可能です。
※チーム管理者かつフォームメンバーの権限では、他のメンバーをフォームに招待できません
チームメンバー権限について
チーム設定のほとんどを操作できません。
具体的には、以下画像左側の「チーム基本設定」から「IPホワイトリスト」までは、アクセス権はあるものの、操作権限はありません。
チームメンバー管理画面にはアクセス権がありません。
フォーム権限の制限の詳細
概要
それぞれの権限で行える操作は以下のような形です。
◯：操作・編集可能
△：遷移はできるが操作・編集にて一部制限あり
✕：遷移はできるが操作・編集不可
| フォームオーナー | フォーム管理者 | フォームメンバー | |
|---|---|---|---|
| フォームの基本情報・設定 | △ ※1 | △ | △ |
| メール共通設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| フォーム公開設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| フォーム埋め込み（iframe） | ◯ | ◯ | ✗ |
| コード設置 | ◯ | ◯ | ✗ |
| フォームのスパム対策 | ◯ | ◯ | ◯ |
| フォームメンバー管理 | ◯ | △ | ✗ |
| 回答通知設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| データ項目設定 | ◯ | ◯ | ✗ |
| データインポート | ◯ | ◯ | ◯ |
| データエクスポート | ◯ | ◯ | ✗ |
| ステータス設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| カードラベル設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| メールテンプレート設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 利用中のアプリ設定 | ◯ | ◯ | ◯ |
※1 チーム管理者以上の権限を持っていないとフォームアーカイブができません。
フォームオーナー権限について
フォームに関するすべての権限を持ちます。
基本的にはフォームを作成したアカウントがフォームオーナーとなります。
また、チームオーナーはフォームオーナーと同等の権限を持ち、チーム・フォーム全てに対しての権限を持ちます。
確認方法
- 確認したいフォームの設定画面へ遷移する
- フォームメンバー管理画面へ遷移する
- 「フォームオーナー権限」の箇所に表示されているアカウントを見る
フォーム管理者権限について
フォーム削除以外のほぼすべての権限を持ちます。
回答データを出力するためには、この権限が必要です。
フォームメンバー権限について
フォームの作成や管理、フォームの細かい設定ができます。
回答データの出力はできません。
チームメンバーを招待する方法
以下のページをご覧ください。
フォームメンバーを招待する方法
以下のページをご覧ください。
担当者への割り当てや通知を自動化する方法
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