メールについて
formrunの大きな特徴のひとつとして、formrun上でメールの送受信ができるということが挙げられます。
こちらのページでは、メールの受信、送信方法、差出人名の変更、送信元のメールアドレス設定、テンプレート機能、送信時間の指定/キャンセル、
ファイルデータの添付/容量調整、既読確認、一斉送信、「送信を再試行中」の表示について、返信ラインについて説明します。
formrunの大きな特徴のひとつとして、formrun上でメールの送受信ができるということが挙げられます。
こちらのページでは、メールの受信、送信方法、差出人名の変更、送信元のメールアドレス設定、テンプレート機能、送信時間の指定/キャンセル、
ファイルデータの添付/容量調整、既読確認、一斉送信、「送信を再試行中」の表示について、返信ラインについて説明します。
があります。
カードを開くと、左側にメール送受信欄があります。
を記入して送信してください。
「送信」ボタンを押した後、送信キャンセルが行えるよう、実際にメールが送信されるまで30秒のタイムラグがあり「送信準備中」の文言が表示されますが、この状態でカードを閉じてもメールは問題なく送信されます。
なお、エンドユーザーさまのメールアドレスに誤りがある場合、
送信失敗になることがございます。
送信失敗になった場合、通知を受信したい方は、
(1)メール通知
(2)Slack通知
(3)Chatwork通知
と連携ください。
なお、上記のように外部連携を利用して通知設定を行いたい場合には、BEGINNERプラン以上をご利用ください。
メールアドレスの記入欄をフォームに複数設ける場合は、どのメールアドレスを送信先メールアドレスとして指定するか設定変更が可能です。
設定したい項目(field ナンバー)を、設定画面「フォーム>フォーム設定」の「共通メールアドレス項目」にて選択してください。 ※設定画面「メール>メール送受信>メールアドレス項目名」では「メールアドレス項目名」の設定変更はできません。
詳細はこちらのFAQをご確認ください。
また、To や CC に全角文字が含まれていると、「送信」を押しても “無効なメールアドレスが含まれています” とアラートが表示されます。任意の差出人名に変更していただくことができます。
なお、差出人名の設定を行わない場合、
差出人名は「formrun system」となります。
また、差出人名には「. (ピリオド)」はご利用いただけません。
エンドユーザーに送信されるメールの送信元アドレスは、
のいずれかとなります。
独自ドメインの設定方法についてはこちらの記事をご覧ください。
よくあるお問合わせへの返信文や定型文を入力したい場合は、
メールのテンプレート機能をご活用ください。
テンプレート文はメール送信欄下部の、
「テンプレートを挿入」からご利用になれます。
また、メールテンプレートの並び順を変更することができます。
「設定>メール>メールテンプレート>並び順を変更」で、動かしたいテンプレートをドラッグ&ドロップすることで可能です。
使用頻度の高いメールテンプレートを上に持ってくるなど、お客様の利便性に適ったテンプレートの配置が可能となっております。
さらに、カード内でメールテンプレートが探しやすくなる検索フィルタもございますので、
メールテンプレートをたくさん作成していて、お問い合わせ対応の際、
メールテンプレートを探す手間を軽減したい方は、ぜひご活用ください。
<送信時間の指定/送信キャンセル>
メール送信の際には、送信時間を分単位で24時間365日関係なく、
カスタマイズできます。
送信時間を選択したい場合には、
時計マークをクリックして選択してください。
「今すぐ」「本日朝9時」「本日正午12時」「本日夜7時」「カスタム」の選択肢があり、
「カスタム」を選択すると、日付と時間が選択することができます。
メール送信を即時で設定した場合は、誤送信を防ぐため、1分後に送信される仕組み
となっています。そのため、送信キャンセルも可能です。
ただし、送信キャンセルできるのは、送信ボタンのクリック後およそ30秒となりますので
ご注意ください。
メールには任意の形式のデータを添付し、送信することができます。
詳細な規定は以下をご参照ください。
PDFファイルを添付する場合、プレビューによる確認ができない仕様となっております。そのため、確認する場合は、ファイル添付後にダウンロードしてご確認ください。
また、ファイル容量については、
プランごとにチーム全体で送受信できる累計容量に制限がございます。
なお、PROFESSIONALプランをご利用の場合、10GB超えることに4,980円(税抜)の追加料金を支払う形で添付ファイル総容量を追加することができます。
チーム全体で送受信したファイル総容量が制限を超えた場合、
エンドユーザーは添付ファイルを送信することはできますが、
管理画面(ボード画面等)で
全てのファイルの閲覧・ダウンロードができなくなります。
その場合は、ファイルの送受信が行われたフォーム、または、カードを削除し、
総容量を制限内まで減らしていただくと、閲覧・ダウンロードが可能となります。
また、ファイルライブラリ機能をご利用いただくことで、
添付ファイルの一括削除が可能です。
ファイルデータのバイト数の残量は、
設定画面「チーム>プラン変更」にございます「現在のご利用状況」よりご確認ください。
カード画面にて、formrunからメールを受信したメール受信者さまが
を確認することができます。
メール受信者さまがメールを開封すると以下のように表示されます。
メール受信者さまがメール内のリンクをクリックすると以下のように表示されます。
formrunでは、フォームから得た顧客やインポートした顧客に対して、一斉にメールを配信できる「一斉メール配信機能」があります。
詳しくは、こちらをご確認ください。
「送信を再試行中」の表示がされる原因は、以下の2つが考えられます。
(1)メールの受信者側が何かしらの理由で一時的に受信処理を止めている可能性
こちらの場合、受信者側が受信可能状態になるまで、
システムはメール送信のリトライを繰り返しますが、
一定時間が経過しても受信可能状態にならなければメールの送信はできません。
メールの受信は受信者側の環境に依存するため、
formrun、および、ご担当者さまが
対応することは難しい状況となります。
(2)「送信を再試行中」と表示されるメールの宛先の@以降に誤りがある可能性
こちらの場合、
受信サーバを提供してないサービスドメイン宛に送信しているため、
サーバ側から素早くエラーレスポンスを返せない状況となります。
そのため、formrunのシステムが受信サーバーを見つけることができず、
何度も送信をリトライする仕様になっており、
「送信を再試行中」と表記されます。
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