メールについて

formrunの大きな特徴のひとつとして、formrun上でメールの送受信ができるということが挙げられます。

こちらのページでは、メールの受信、送信方法、差出人名の変更、送信元のメールアドレス設定、テンプレート機能、送信時間の指定/キャンセル、
ファイルデータの添付/容量調整、既読確認、一斉送信、「送信を再試行中」の表示について、返信ラインについて説明します。

会社やプロダクトごとの独自ドメインでメールを送りたい場合は、合わせてこちらの記事もご参照ください。

メールの受信

formrunでいうメールの受信とは、メールをボード画面内にあるカードに取り込むことをさします。

エンドユーザーさまが送信したメールをボード画面のカードに取り込む方法は以下の2つです。

  1. 個別のカードから送信したメールに対してエンドユーザーさまが返信した場合
  2. formrunご契約者さまのメールアドレスから取り込み用メールアドレスに転送設定を行なっている状態で、エンドユーザーさまがformrunご契約者さまにメールを送信した場合

ただし、上記の場合はエンドユーザー様に自動返信メールは送られません。
そのため、エンドユーザー様に返信を行いたい場合は、ボード画面上のカードから文章を作成いただき、カード上からご返信いただけますと幸いです。

メールを送る際のテンプレート文署名などの設定については、こちらをご参照ください。

メールの送信

メール送信機能としては

  • 送信方法
  • 送信元のメールアドレス設定
  • テンプレート機能
  • 送信時間の指定/キャンセル
  • ファイルデータの添付/容量調整

があります。

送信方法

カードを開くと、左側にメール送受信欄があります。

  • 送り先のメールアドレス(ccも可能、Bccは不可)
  • 件名
  • 本文

を記入して送信してください。

 

なお、エンドユーザーさまのメールアドレスに誤りがある場合、
送信失敗になることがございます。
      
送信失敗になった場合、通知を受信したい方は、
(1)メール通知
(2)Slack通知
(3)Chatwork通知
と連携くださいませ。

宛先(To)の自動入力設定

メールアドレスの記入欄をフォームに複数設ける場合は、
どのメールアドレスを送信先メールアドレスとして指定するかを、
設定画面「メール>メール送受信>メールアドレス項目名」から設定することができます。
(該当のfield ナンバーを選択してください)


 

  • To や CC に全角文字が含まれていると、
    「送信」を押しても “無効なメールアドレスが含まれています” と
    アラートが表示されます。

【2018年12月、受信先・送信先メールアドレスが異なる場合、確認アラートが出るようになりました!】

差出人名の変更

任意の差出人名に変更していただくことができます。

なお、差出人名の設定を行わない場合、
差出人名は「formrun system」となります。

また、差出人名には「. (ピリオド)」はご利用いただけません。

送信元のメールアドレス設定

エンドユーザーに送信されるメールの送信元アドレスは、

  • system@form.run
  • 独自ドメインメールアドレス(PROFESSIONALプランのみ)

のいずれかとなります。

独自ドメインの設定方法についてはこちらの記事をご覧ください。

テンプレート機能

よくあるお問合わせへの返信文や定型文を入力したい場合は、
メールのテンプレート機能をご活用ください。

テンプレート文はメール送信欄下部の、
「テンプレートを挿入」からご利用になれます。

 

また、メールテンプレートの並び順を変更することができます。

「設定>メール>メールテンプレート>並び順を変更」で、動かしたいテンプレートをドラッグ&ドロップすることで可能です。

使用頻度の高いメールテンプレートを上に持ってくるなど、お客様の利便性に適ったテンプレートの配置が可能となっております。

 

さらに、カード内でメールテンプレートが探しやすくなる検索フィルタもございますので、

メールテンプレートをたくさん作成していて、お問い合わせ対応の際、

メールテンプレートを探す手間を軽減したい方は、ぜひご活用くださいませ。

送信時間の指定/キャンセル

<送信時間の指定/送信キャンセル>

メール送信の際には、送信時間を分単位で24時間365日関係なく、
カスタマイズできます。

送信時間を選択したい場合には、
時計マークをクリックして選択してください。

 「今すぐ」「本日朝9時」「本日正午12時」「本日夜7時」「カスタム」の選択肢があり、
「カスタム」を選択すると、日付と時間が選択することができます。

 

メール送信を即時で設定した場合は、誤送信を防ぐため、1分後に送信される仕組み
となっています。そのため、送信キャンセルも可能です。
ただし、送信キャンセルできるのは、送信ボタンのクリック後およそ30秒となりますので
ご注意ください。

ファイルデータの添付/容量調整

メールには任意の形式のデータを添付し、送信することができます。
詳細な規定は以下をご参照くださいませ。

  • 1度に送信できるファイル容量:合計で5MB
  • 1回のメールに添付する拡張子:指定なし
  • ファイルのバイト数のカウント:チームごと
    (チーム内の全フォームで送受信されたファイル) 

また、ファイル容量については、
プランごとにチーム全体で送受信できる累計容量に制限がございます。

  • FREEプラン:合計100MBまで
  • BEGINNERプラン:合計5GBまで
  • STARTERプラン:合計10GBまで
  • PROFESSIONALプラン:合計30GBまで

 なお、PROFESSIONALプランをご利用の場合、10GB超えることに4,980円(税抜)の追加料金を支払う形で添付ファイル総容量を追加することができます。

チーム全体で送受信したファイル総容量が制限を超えた場合、
エンドユーザーは添付ファイルを送信することはできますが、
管理画面(ボード画面等)で
全てのファイルの閲覧・ダウンロードができなくなります。

その場合は、ファイルの送受信が行われたフォーム、または、カードを削除し、
総容量を制限内まで減らしていただくと、閲覧・ダウンロードが可能となります。

また、ファイルライブラリ機能をご利用いただくことで、
添付ファイルの一括削除が可能です。

ファイルデータのバイト数の残量は、
設定画面「チーム>プラン変更」にございます「現在のご利用状況」よりご確認くださいませ。

 

既読確認

カード画面にて、formrunからメールを受信したメール受信者さまが

  • メールを開封したか
  • メール内のリンクをクリックしたか

を確認することができます。

メール受信者さまがメールを開封すると以下のように表示されます。 

 

メール受信者さまがメール内のリンクをクリックすると以下のように表示されます。

一斉送信

formrun内でのメールの一斉配信機能は、現在ございません。

そのため、以下の方法よりお試しください。

  1. メール配信サービス「Mailchimp」との外部連携(STARTERプラン以上)
  2. CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートとの連携(STARTERプラン以上)

CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートとの連携を行なっていただきますと、
フォーム回答内容をリストで取得することができます。

そちらでメールアドレスを取得していただき、
メール配信ツールをご利用いただく方法をご検討ください。

「送信を再試行中」の表示について

「送信を再試行中」の表示がされる原因は、以下の2つが考えられます。

(1)メールの受信者側が何かしらの理由で一時的に受信処理を止めている可能性

こちらの場合、受信者側が受信可能状態になるまで、
システムはメール送信のリトライを繰り返しますが、
一定時間が経過しても受信可能状態にならなければメールの送信はできません。

メールの受信は受信者側の環境に依存するため、
formrun、および、ご担当者さまが
対応することは難しい状況となります。

(2)「送信を再試行中」と表示されるメールの宛先の@以降に誤りがある可能性

こちらの場合、
受信サーバを提供してないサービスドメイン宛に送信しているため、
サーバ側から素早くエラーレスポンスを返せない状況となります。

そのため、formrunのシステムが受信サーバーを見つけることができず、
何度も送信をリトライする仕様になっており、
「送信を再試行中」と表記されます。

返信ライン

「返信ラインを表示する」にチェックを入れると、
カードからメールを送信する際に
「返信の際は、こちらのメールに直接ご返信ください」と表示されます。

※デフォルトで「返信ラインを表示する」にチェックが入っています。

 

 

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