メールについて

formrunの大きな特徴のひとつとして、formrun上でメールの送受信ができるということが挙げられます。

このページでは、メールの受信、送信方法、送信元のメールアドレス設定、テンプレート機能、送信時間の指定/キャンセル、
ファイルデータの添付/容量調整、既読確認、一斉送信について説明します。

会社やプロダクトごとの独自ドメインでメールを送りたい場合は、合わせてこちらの記事もご参照ください。

目次

メールの受信

formrun上からのメールに対する返信は、カードとして蓄積されていきます。

受信メールに対して返信する機能はないため、
必要な場合はメール本文をコピーして、新規メールとして送信者に返信してください。

メールを送る際のテンプレート文署名などの設定については、こちらをご参照ください。

メールの送信

メール送信機能としては

  • 送信方法
  • 送信元のメールアドレス設定
  • テンプレート機能
  • 送信時間の指定/キャンセル
  • ファイルデータの添付/容量調整

があります。

送信方法

カードを開くと、左側にメール送受信欄があります。

  • 送り先のメールアドレス(ccも可能、Bccは不可)
  • 件名
  • 本文

を記入して送信してください。

宛先(To)の自動入力設定

メールアドレスの記入欄をフォームに複数設ける場合は、
どのメールアドレスを送信先メールアドレスとして指定するかを、
「フォーム設定>メール送受信」から設定することができます。
(該当のfield ナンバーを選択してください)


 

  • To や CC に全角文字が含まれていると、
    「送信」を押しても “無効なメールアドレスが含まれています” と
    アラートが表示されます。

【2018年12月、受信先・送信先メールアドレスが異なる場合、確認アラートが出るようになりました!】

送信元のメールアドレス設定

エンドユーザーに送信されるメールの送信元アドレスは、

  • system@form.run
  • 独自ドメインメールアドレス(PROFESSIONALプランのみ)

のいずれかとなります。

独自ドメインの設定方法についてはこちらの記事をご覧ください。

テンプレート機能

よくあるお問合わせへの返信文や定型文を入力したい場合は、
メールのテンプレート機能をご活用ください。

テンプレート文はメール送信欄下部の、
「テンプレートを挿入」からご利用になれます。

送信時間の指定/キャンセル

<送信時間の指定/送信キャンセル>

メール送信の際には、送信時間を

  • 即時
  • 同日夜7時
  • 翌日朝9時

の3つから選択することができます。

送信時間を選択したい場合には、
時計マークをクリックして選択してください。

メール送信を即時で設定した場合は、誤送信を防ぐため、1分後に送信される仕組み
となっています。そのため、送信キャンセルも可能です。
ただし、送信キャンセルできるのは、送信ボタンのクリック後およそ30秒となりますので
ご注意ください。

ファイルデータの添付/容量調整

メールには任意の形式のデータを添付し、送信することができます。
詳細な規定は以下をご参照くださいませ。

  • 1度に送信できるファイル容量:合計で5MB
  • 1回のメールに添付する拡張子:指定なし
  • ファイルのバイト数のカウント:チームごと
    (チーム内の全フォームで送受信されたファイル) 

 

また、ファイル容量については、
プランごとにチーム全体で送受信できる累計容量に制限がございます。

  • FREEプラン:合計100MBまで
  • STARTERプラン:合計10GBまで
  • PROFESSIONALプラン:合計30GBまで

チーム全体で送受信したファイル総容量が制限を超えた場合、
エンドユーザーが添付ファイルを送信しても、管理画面(ボード画面等)で
全てのファイルの閲覧・ダウンロードができなくなります。

その場合は、ファイルの送受信が行われたフォーム・カードまたはデータ項目を削除し、
総容量を制限内まで減らしていただくと、閲覧・ダウンロードが可能となります。

 

ファイルデータのバイト数の残量は、
「チーム設定>プラン変更」からご確認くださいませ。

 

既読確認

「設定>メール>メール送受信」より
「開封通知ON」にチェックを入れていただきますと
開封確認機能をご利用になれます。

 

お問い合わせいただいたユーザーがメールを開封したかを確認することができます。

一斉送信

formrun内でのメールの一斉配信機能は、現在ございません。

そのため、以下の方法よりお試しください。

  1. メール配信サービス「Mailchimp」との外部連携
  2. CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートとの連携(有料プランのみ)

CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートとの連携を行なっていただきますと、
フォーム回答内容をリストで取得することができます。

そちらでメールアドレスを取得していただき、
メール配信ツールをご利用いただく方法をご検討ください。

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