メールテンプレートでメール対応を効率化する
■目次
メールテンプレートとは
よく使う件名や定型文、添付ファイルを事前に登録しておき、カードで個別メールを作成する際に簡単に引用できる機能です。
ご利用可能なプラン
本機能はBEGINNERプラン以上をご契約の場合にご利用可能です。
有料プランは14日間の無料トライアルをご利用いただけます。まずはトライアルで使用感をお試しください。
※まだ無料登録がお済みでない場合は、上記リンクからトライアルを開始できます。
※すでにアカウントをお持ちの方は、プロダクト内のプラン変更画面からトライアルを開始してください。
メールテンプレートの設定手順
- メールテンプレートを編集したいフォームの「設定」を開く
- 一覧画面から遷移する方法
- 回答画面から遷移する方法
- 「回答画面設定>メールテンプレート設定」をクリックする
- 「＋追加する」をクリックする
- テンプレート名・件名・本文・添付ファイルを登録する
テンプレート名は入力必須ですが、件名・本文はどちらかのみ入力し保存することもできます。
ファイルの添付は任意です。5MB以下のファイルを10個までアップロードできます。
- カードで「テンプレートを挿入」をクリックし、作成したテンプレートを選択する
登録した件名・本文・添付ファイルが個別メールに反映されます。
変数機能で回答内容を挿入する方法
変数機能を利用しメールテンプレートを作成すると、個別メールにフォームへの回答内容を挿入できます。
- メールテンプレートを作成する際に、件名・本文に挿入したい変数をコピーする
- 件名・本文に貼り付ける
例）本文の宛名に名前項目の変数を貼り付けます。
- 「プレビューを表示」をクリックし、変数が機能しているか確認し、「追加する」をクリックする
問い合わせ内容に応じてテンプレートを使い分ける方法
業務自動化ツール『workrun』と組み合わせることで、問い合わせ種別や回答内容に応じて、使用するメールテンプレートを自動で切り替えられます。
定型的なメールは自動送信し、確認が必要なメールは下書きとして作成する運用も可能です。
過去の対応履歴からメール文面を自動作成したい方へ
過去の対応履歴をもとに、AIがメール文面を自動で作成できます。
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