通知設定

formrunでは、作成したフォームに入力があったり、formrun上でメールの送受信などがあった場合の通知受信ができます。

メール、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSでの通知設定方法について説明していきます。

フォーム名/管理用フォーム名の変更

フォームのタイトルとは別に、
個々のフォームを識別するための「管理用フォーム名」を設定することができます。

同様のタイトルのフォームが複数存在する場合は、
こちらをご活用いただきますことで、
フォーム一覧上での識別が容易になります。

該当のフォームの【設定】から「フォーム設定」を表示し、
「管理用フォーム名」に任意の名前を入力してください。
フォーム一覧のフォーム名が管理用の名称に変更できます。

メール通知仕様変更に関してのお知らせ (2019/4/12)

2019年1月21日より、
「formrunの管理画面上から送信したメールに対する、エンドユーザからの返信」の
メールによる機能を停止しておりましたが、
2019年4月12日より、こちらの機能が復旧いたしました。

詳細は、下記ページをご参照ください。
formrun受信通知メールの仕様改善に関しまして 

メール通知仕様変更に関してのお知らせ (2019/1/21)

システム上の不具合により、
「formrunの管理画面上から送信したメールに対する、エンドユーザからの返信」 の
メールによる機能を停止いたしました。

ご不便をおかけし申し訳ございません。

詳細については下記ページをご参照ください。
お知らせ:formrun受信通知メールの仕様変更に関しまして

 

メール通知

受信通知

フォームに回答があった際、任意のメールフォルダに通知がくるよう設定することができます。

なお、受信通知の通知先メールアドレスは、

  • FREEプラン・BEGINNERプランの場合、1フォームにつき1個まで
  • STARTER・PROFESSIONALプランの場合、無制限

設定することができます。

設定手順

  1. 設定画面「受信通知>受信通知」を開く
  2. 「メール通知ON」にチェックを入れる
  3. 通知先メールアドレス*を入力
    *通知を入れてほしいメールアドレスを入力してください
  4. 「更新する」(ページ最下部)をクリック

この手順によっても通知がこない場合は、
迷惑メールに分類されていないかご確認ください。

なお、「受信通知にエントリの内容を表示する」をチェックすると、
 メール通知にフォームのエントリの内容(フォームの回答)を記載することが可能となります。

メール通知に関するお知らせ(2020/4/10)

通知先に設定しているメールの宛先サーバが単位時間あたりに受信できる上限を設けている場合、
formrunから送信されるメールの到達が遅延してしまうケースがございます。

通知先メールアドレスをご変更いただく、
もしくは、ご契約中のサーバーにご連絡いただき、改善方法をご確認ください。

上記のご対応が難しい場合は、
チャットツール通知Slack通知Chatwork通知Microsoft Teams通知)や
ブラウザ通知をご利用いただけますと幸いです。

また、今後の対応策として、受信通知のサマリーメール配信等の開発も検討してまいります。

メール通知を「ON」にしている場合、
メール通知上での表示は以下のキャプチャのようになります。

メール通知に関するお知らせ(2020/4/10)

通知先に設定しているメールの宛先サーバが単位時間あたりに受信できる上限を設けている場合、
formrunから送信されるメールの到達が遅延してしまうケースがございます。

通知先メールアドレスをご変更いただく、
もしくは、ご契約中のサーバーにご連絡いただき、改善方法をご確認ください。

上記のご対応が難しい場合は、
チャットツール通知Slack通知Chatwork通知Microsoft Teams通知)や
ブラウザ通知をご利用いただけますと幸いです。

また、今後の対応策として、受信通知のサマリーメール配信等の開発も検討してまいります。

スコアボードから確認

新着問い合わせはスコアボードからも確認することができます。

スコアボード上の「新着」をクリックすることで

  • 未対応のカード
  • エンドユーザから返信されたカード

のみを表示させることができます。

チャットツール通知

formrunは、現在チャットツールの
『Slack』・『Chatwork』・『Microsoft Teams』・『LINE WORKS』に連携をすることができます。

こちらの機能は全てのプランでご利用いただき、「各フォームごとに、どのチャンネル/チャットルームに通知させるか」を選択することが可能です。

通知内容としては以下の通りです。

  • フォームの受信があった場合

 

  • メールの受信/送信があった場合

  

  • カードの担当者の変更があった場合

  • カードにメモが追加された場合

  • 送信失敗した場合

上記の場合、ツール上にメッセージ内容が通知されます。

Slack通知

Slackでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

  1. ボード画面やリスト画面左側のサイドバーから「設定」を開く
  2. 設定画面左側から「受信通知>Slack通知」を開く
  3. 「Slack通知ON」にチェックを入れる
  4. Webhook URL*を入力する
    *Webhook URLとは通知を受け取りたいSlackのチャンネルのURLのことです
    *取得方法についてはこちらをご確認ください
  5. 「更新する」をクリックする

複数のフォームの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。

なお、現在Slackでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

Chatwork通知

<Chatwork通知の例>

Chatworkでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

  1. ボード画面やリスト画面左側のサイドバーから「設定」を開く
  2. 設定画面左側から「受信通知>Chatwork通知」を開く
  3. 「Chatwork通知ON」にチェックを入れる
  4. Chatwork API」を取得する
    *上記リンクから「APIの利用申請」をクリックし
       チャットルームアカウントのパスワードを入力してください
  5. 「Chatwork room ID」を入力する
  6. 「更新する」をクリックする

複数のフォームの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。

なお、現在Chatworkでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

Microsoft Teams通知

<Microsoft Teams通知の例>

Microsoft Teamsでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

  1. ボード画面やリスト画面左側から「設定」を開く
  2. 設定画面左側から「受信通知>Microsoft Teams通知」を開く
  3. 「Microsoft Teams通知ON」にチェックを入れる
  4. Webhook URL*を入力する
    *Webhook URLとは通知を受け取りたいMicrosoft TeamsのチャネルのURLのことです
    *取得方法についてはこちらをご確認ください
  5. 「更新する」をクリックする

複数のフォームからの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。 

なお、現在Microsoft Teamsでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

LINE WORKS通知

<LINE WORKS通知の例>

LINE WORKSでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

  1. ボード画面やリスト画面左側から「設定」を開く
  2. 設定画面左側から「受信通知>LINE WORKS通知」を開く
  3. 「LINE WORKS通知ON」にチェックを入れる
  4. 通知連携に必要な情報*を入力する
    *取得方法についてはこちらをご確認ください
  5. 「更新する」をクリックする

正しく連携された場合は自動的に以下の画像のようなテストが送信されます。

複数のフォームからの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。 

なお、現在LINE WORKSでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

ブラウザ通知

プッシュ通知

上記以外の方法として、プッシュ通知の設定をすることができます。
なお、ブラウザ通知がサポートしているブラウザは
Windows, Mac, Androidの「Chrome最新版」「Firefox最新版」のみとなります。

手順

  1. 「設定>ユーザー>プロフィール>個人設定」から「プッシュ通知を有効にする」を選択する
  2. 画面左上に出てくるポップアップから「許可」を選択する

プッシュ通知

通知言語の設定

言語設定

送信されるメールや通知の表示言語は「日本語」「英語」から選択することができます。

「設定>フォーム設定>言語設定」より、選択してください。

通知言語

【よくあるご質問】任意の言語(英語等)で
フォームを作成したい

下記2点を対応していただくことで、
任意の言語表記のフォームを作成することが可能です。
 

⑴ エンドユーザーのブラウザ言語設定が任意の言語であること
フォーム作成時に変更できない部分(必須 or 任意や送信ボタンなど)は、
ブラウザの言語設定をご変更いただくことで表記が変更されます。
 

⑵ フォームの項目名をそれぞれ任意の言語で入力すること
フォーム作成時に変更できる部分(各項目や説明欄など)は、
直接入力していただくことで表記を変更することができます。