通知設定

formrunでは、作成したフォームに入力があったり、formrun上でメールの送受信などがあった場合の通知受信ができます。

メール、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSでの通知設定方法について説明していきます。

フォーム名/管理用フォーム名の変更

フォームのタイトルとは別に、
個々のフォームを識別するための「管理用フォーム名」を設定することができます。

同様のタイトルのフォームが複数存在する場合は、
こちらをご活用いただきますことで、
フォーム一覧上での識別が容易になります。

該当のフォームの【設定】から「フォーム設定」を表示し、
「管理用フォーム名」に任意の名前を入力してください。
フォーム一覧のフォーム名が管理用の名称に変更できます。

メール通知仕様変更に関してのお知らせ (2019/4/12)

2019年1月21日より、
「formrunの管理画面上から送信したメールに対する、エンドユーザからの返信」の
メールによる機能を停止しておりましたが、
2019年4月12日より、こちらの機能が復旧いたしました。

詳細は、下記ページをご参照ください。
formrun受信通知メールの仕様改善に関しまして 

メール通知仕様変更に関してのお知らせ (2019/1/21)

システム上の不具合により、
「formrunの管理画面上から送信したメールに対する、エンドユーザからの返信」 の
メールによる機能を停止いたしました。

ご不便をおかけし申し訳ございません。

詳細については下記ページをご参照ください。
お知らせ:formrun受信通知メールの仕様変更に関しまして

 

受信通知(メール通知)

フォームに回答があった際と管理画面からのメールの送信に失敗した際に、任意のメールフォルダに通知がくるよう設定することができます。
【フォームに回答があった際のメール通知】

【メールの送信に失敗した際のメール通知】

なお、受信通知の通知先メールアドレスは、

  • FREEプラン・BEGINNERプランの場合、1フォームにつき1個まで
  • STARTER・PROFESSIONALプランの場合、無制限

設定することができます。

設定方法

以下の手順で設定ください。

1.ボード画面やリスト画面左側のサイドバーから「設定」を開く

 2.設定画面「受信通知>メール」より「設定を開く」をクリック

 3.メール通知設定のモーダルが開かれる

 4.「メール通知ON」にチェックを入れる
 5.通知先メールアドレス*を入力
  *通知を入れてほしいメールアドレスを入力してください
 6.「更新する」をクリック

この手順によっても通知がこない場合は、
迷惑メールに分類されていないかご確認ください。

受信通知にフォームのエントリ内容を表示させたい場合

なお、「受信通知にエントリの内容を表示する」をチェックすると、
 メール通知にフォームのエントリの内容(フォームの回答)を記載することが可能となります。

エントリの並び順を変更したい場合には「データ項目設定」にて並び順を変更いただくことで、任意の並び順で表示させることが可能です。

また、「カードにメール返信が届いた時、カード担当者宛にメール通知する」をチェックすることで、
カードより送信したメールに対しての返信メールが届いた際に、カード担当者宛がメール通知を受信することが可能になります。

メール通知を「ON」にしている場合、
メール通知上での表示は以下のキャプチャのようになります。

受信通知の言語表記を英語に変更したい場合

設定画面「フォーム>受信通知」より言語表記を「日本語」から「English」に変更いただくことで、受信通知の言語表記を英語に変更できます。

【設定方法】

【メール通知上での表示】

メール通知に関するお知らせ(2020/4/10)

通知先に設定しているメールの宛先サーバが単位時間あたりに受信できる上限を設けている場合、
formrunから送信されるメールの到達が遅延してしまうケースがございます。

通知先メールアドレスをご変更いただく、
もしくは、ご契約中のサーバーにご連絡いただき、改善方法をご確認ください。

上記のご対応が難しい場合は、
チャットツール通知Slack通知Chatwork通知Microsoft Teams通知)をご利用いただけますと幸いです。

なお、チャットツール通知については、BEGINNERプラン以上でご利用いただけます。

また、今後の対応策として、受信通知のサマリーメール配信等の開発も検討してまいります。

スコアボードから確認

新着問い合わせはスコアボードからも確認することができます。

スコアボード上の「新着」をクリックすることで

  • 未対応のカード
  • エンドユーザから返信されたカード

のみを表示させることができます。

チャットツール通知(BEGINNERプラン以上)

formrunは、現在チャットツールの
『Slack』・『Chatwork』・『Microsoft Teams』・『LINE WORKS』に連携をすることができます。

また、「各フォームごとに、どのチャンネル/チャットルームに通知させるか」を選択することが可能です。

通知内容としては以下の通りです。

  • フォームの受信があった場合

 

  • メールの受信/送信があった場合

  

  • カードの担当者の変更があった場合

  • カードにメモが追加された場合

  • 送信失敗した場合

上記の場合、ツール上にメッセージ内容が通知されます。

Slack通知

Slackでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

 1.ボード画面やリスト画面左側のサイドバーから「設定」を開く

 2..設定画面「受信通知>Slack」より「設定を開く」をクリック

 3.Slack通知設定のモーダルが開かれる

 4.「Slack通知ON」にチェックを入れる  
 5.Webhook URL*を入力する  
  *Webhook URLとは通知を受け取りたいSlackのチャンネルのURLのことです  
  *取得方法についてはこちらをご確認ください  
 6.「更新する」をクリックする

複数のフォームの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。

なお、現在Slackでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

Chatwork通知

<Chatwork通知の例>

Chatworkでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。

  1.ボード画面やリスト画面左側のサイドバーから「設定」を開く

 2.設定画面「受信通知>Chatwork」より「設定を開く」をクリック

 3.Chatwork通知設定のモーダルが開かれる

 4.「Chatwork通知ON」にチェックを入れる
 5.「Chatwork API」を取得する
  *上記リンクから「APIの利用申請」をクリックし
    チャットルームアカウントのパスワードを入力してください
 6.「Chatwork room ID」を入力する
 7.「更新する」をクリックする

複数のフォームの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。

なお、現在Chatworkでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

LINE WORKS通知

<LINE WORKS通知の例>

 LINE WORKSでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。 

 1.ボード画面やリスト画面左側から「設定」を開く

 2.設定画面「受信通知>LINE WORKS」より「設定を開く」をクリック

 3.LINE WORKS通知設定のモーダルが開かれる

 4.「LINE WORKS通知ON」にチェックを入れる  
 5.通知連携に必要な情報*を入力する    
  *取得方法についてはこちらをご確認ください

  

 6.「更新する」をクリックする

 正しく連携された場合は自動的に以下の画像のようなテストが送信されます。

複数のフォームからの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。 

なお、現在LINE WORKSでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

Microsoft Teams通知

<Microsoft Teams通知の例>

Microsoft Teamsでのフォーム受信通知設定方法は以下の通りです。
 1.ボード画面やリスト画面左側から「設定」を開く

 2.設定画面「受信通知>Microsoft Teams」より「設定を開く」をクリック

3.Microsoft Teams通知設定のモーダルが開かれる

 4.「Microsoft Teams通知ON」にチェックを入れる
 5.Webhook URL*を入力する
  *Webhook URLとは通知を受け取りたいMicrosoft TeamsのチャネルのURLのことです
  *取得方法についてはこちらをご確認ください
 6.「更新する」をクリックする

複数のフォームからの受信通知を受け取りたい場合は、各フォームに対し連携を行ってください。 

なお、現在Microsoft Teamsでの通知は
通知の種類の選択(フォーム回答の通知以外は来ないようにする等)や
通知する項目を絞ること(名前と会社名のみ通知させたい等)には対応しておりません。

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