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【よくある質問】メール送受信/通知設定

受信通知メールを設定したいです

以下の手順により、受信通知メールの設定変更ができます。

(1)設定画面「フォーム>受信通知>受信通知」を開く
(2)「メール通知ON」にチェックを入れる
(3)通知先メールアドレスを入力 
※通知を入れてほしいメールアドレスを入力してください

(4)「更新する」(ページ最下部)をクリック

また、メールだけではなく、slackとchatworkにも受信通知メールを届けることができます。

通知設定についてはこちらもご覧ください。

削除したはずのフォーム項目が自動メール返信の「受付データ」に表示されるのですが、消せないのですか?

カード画面上での入れ替え・削除は可能です。

フォームを公開したのちデータ項目内容を変更した際に、過去に受け取ったデータが消えてしまうことを防ぐためデータが残ります。

自動メール返信に表示したくない項目は、設定画面「データ管理>データ項目設定」より、非表示にされたい項目の「リストやカードに表示」のチェックを外し「更新する」をクリックしてください。

詳しくはこちらを参照ください。

独自ドメインメールアドレスの設定方法が分かりません

独自ドメインメールアドレスの設定方法に関しては、こちらをご覧ください

DNS設定ができていなくても、独自ドメインメールで自動メール返信が届きました。このままでも運用できますか?

DNSレコード設定でTXTを設定する理由は、メールのなりすまし防止策として必要なDKIMを設定するためです。
TXTを設定できていない場合は、メールサービスなどから、なりすましと判断されてしまい、メールの到達率が著しく下がってしまいます。

そのため、独自ドメインをご利用される場合は必ずDNSレコードのTXTを設定いただけますようお願いしております。

一斉送信はできますか?

formrunでは、フォームから得た顧客やインポートした顧客に対して、一斉にメールを配信できる「一斉メール配信機能」をご用意しております。

「一斉メール配信機能」はSTARTERプラン以上でご利用いただけます。

詳しい利用方法は、こちらをご確認くださいませ。


また、外部連携を行うことでも一斉送信が可能となっております。
よろしければ以下2つのうち、どちらかをご活用くださいませ。
(ともにSTARTERプラン以上でのみ利用できる機能となります)

(1)メール配信サービス「mailchimp」との外部連携

(2)CSVエクスポートGoogleスプレッドシートとの連携→メール配信ツールの利用

(2)の場合、CSVエクスポートやGoogleスプレッドシートとの連携により、フォーム回答内容のリスト化ができます。

そちらでメールアドレスをまとめて取得していただき、メール配信ツールをご利用ください。

自動メール返信の返信ラインの表示をなくしたい

自動メール返信の最上部に表示される「返信の際は、こちらのメールに直接ご返信ください」という表示は、設定画面「メール>自動メール返信」より表示・非表示の設定が可能です。詳しくはこちらをご覧ください。

                     

自動メール返信が届かない

フォーム回答者様に自動メール返信が届かない場合、以下をご確認ください。

  • 自動メール返信がONになっているか
  • 公開フォームで入力されたメールアドレスにスペルミスがないか
  • 設定画面「フォーム>フォーム設定」の「共通メールアドレス項目」に、フォーム上で公開中の「メールアドレス」項目(フィールドナンバー)が設定されているか
    (*フィールドナンバーや、現在公開中のデータ項目については、設定画面「データ項目設定>データ項目設定」で確認することができます)

設定後はご自身でテスト回答していただくことを推奨しております。

自動メール返信・メール通知・個別メールが届かない場合、よくある原因として、

  • メールの受信拒否の設定がされている
  • メールが迷惑メールフォルダに割り振られている
  • 受信側のメールボックスがいっぱいになっている

の3つがありますので、これらの内容をご確認ください。
対処方法につきましてはこちらの記事もご覧ください。

なお、コード型フォームをご利用の場合は、一度テスト送信を行い、データ項目が追加された状態で自動メール返信設定する必要がございます。

自動メール返信に変数の設定はできますか?

有料プランの場合、自動メール返信に変数を設定することができます。

設定方法

  1. 設定画面「メール>自動メール返信>本文」と進む
  2. 本文欄の下にある変数から、使用したい変数をコピーする
  3. 本文中の任意の箇所にペーストする

また、個別のカードから送信するメールにおいても、「メールテンプレート」機能内で変数機能がご利用可能です。

上記の変数機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

自動メール返信にファイルを添付したい場合

有料プランをご利用の場合は、サンクスページに「ファイルダウンロード」項目を設けることが可能です。

そちらの方法にてご検討ください。

詳しい設定方法はこちらの『資料などの「ファイルダウンロード」設定(有料プランのみ)』をご覧ください。

メールの送信に失敗しましたとエラーが出る

formrunの管理画面のカード上から個別メールを送信したが、時間が経って「メールの送信に失敗しました」とエラーが出た場合は、formrun上からのメール送信が失敗しているため、他のメーラーからメールを送信くださいませ。

 

FREEプランとBEGINNERプランのメール送信上限数に自動メール返信は含まれますか?

FREEプランとBEGINNERプランに設定されているメール送信上限数に含まれるのは、カードから送信されたメールのみとなっております。

そのため、自動メール返信等は含まれません。

なお、自動メール返信はBEGINNERプラン以上の機能となっておりますので、ご留意ください。

メール送信数の制限に関してはこちらをご参照ください。

フォーム回答内容によって、自動メール返信の内容を出し分けることはできますか?

自動メール返信に変数およびロジックを設定することで、
フォームの回答内容に応じた自動メールを送信することが可能となっております。

なお、フィルターやロジック機能は、デザイナー・エンジニア向けの機能のため、formrun側でのサポートは行なっておりません。

そのため、貴社の開発者様とご相談の上、お取り組みください。

 

formrunからのメールがフォーム回答者様に届かない場合(自動メール返信・個別メール・一斉メール配信・受信通知メール)

formrunからのメールがフォーム回答者様に届かない場合、以下が原因の可能性がございます。

  • メールの受信拒否の設定がされている
  • メールが迷惑メールフォルダに割り振られている
  • フォーム回答者様のメールボックスがいっぱいになっている
  • 一部のメールクライアント(Outlook 等)にて、アプリ側で送受信の設定が行われていない

《受信拒否設定の対応策》

・独自ドメインメールアドレスを設定されている場合(PROFESSIONALプラン)

独自ドメインに設定されているドメインをフォーム回答者様側で受信許可していただくようにフォーム上に記載する。

・formrunで用意しているメールアドレスを使用している場合

 「@form.run 」からのメール受信をフォーム回答者様側で受信許可していただくようにフォーム上に記載する。

チャットツール通知にて「This is a test」と表示されるのはどのような場合ですか?

チャットツール(SlackChatworkMicrosoft TeamsLINE WORKS)と連携に成功した際に「This is a test」と通知が行われる仕様となっています。

メール内のURLが「hmup.jp」にリンク変更されるのはなぜですか?

URLのクリック計測をするためにformrunのメールシステムにより追記される仕様となっており、
フォーム回答者様のご利用されているメーラーによって、 クリック計測用URLが表示される可能性がございます。

GoogleおよびYahoo!のメール送信ガイドラインに準拠していますか?

〈「@form.run」について〉

SPF・DKIM・DMARCの登録につきまして、 formrunで使用している「@form.run」は全て登録済みでございます。
なお、内容がスパム判定されるかどうかにつきましてはGoogleやYahoo!側の判断によりますのでご理解いただけますと幸いです。

〈独自ドメインメールアドレスについて〉

こちらの手順に従い、SPFとDKIMの両方をご利用のサーバーにて設定をお願いいたします。

DKIM:formrunの設定画面「独自ドメインメール」に表示されるDNSレコード
SPF:TXT で「 v=spf1 include:spf.form.run ~all 」レコード

また1日あたり5000通以上送信される方につきましてはDMARC認証も必須となっております。

DMARC認証につきましては、 ご利用サーバー側でのみ設定を行っていただく形となりますので、 お手数をおかけいたしますがサーバー側のサポートにお問い合わせいただけますと幸いです。