5.一斉メール配信

配信リスト・除外リストを作成する方法

一斉メール配信機能で利用する配信リストと除外リストの作成方法と、よくある質問をまとめています。また、一度に大量のメールアドレスに配信する際の注意事項について説明します。

配信リスト・除外リストを作成する画面に遷移する方法

配信リストと除外リストは同じ方法で作成でき、一斉メール配信時に、配信対象・除外対象にリストを選択する必要があります。

ただし、除外対象は選択しなくても問題なく配信できます。

配信リストと除外リストを作成する画面は、下記2つの画面から遷移できます。

メール作成画面

メール作成画面の宛先にある「配信・除外リストの新規作成」をクリックします。

リスト一覧画面

リスト一覧画面の右上にある「新規配信リスト作成」をクリックします。

上記2つどちらかで、配信リスト・除外リストの作成画面に遷移します。

配信リスト・除外リストの作成方法

配信リスト・除外リストの作成方法は大きく以下の3パターンあります。

それぞれ下記にて詳しく説明します。

フォームを選んで作成


「フォームを選んで作成」する場合の手順は以下になります。

  • 手順1:配信リスト名を記載する
  • 手順2:「送り先」で「フォームを選ぶ」を選択する
  • 手順3:今回条件に当てはめたいフォームを1つ選択する
  • 手順4:「絞り込み対象」を3つから選択する(※1)
  • 手順5:「保存」ボタンをクリックする

※1:手順4の絞り込み対象は以下の3つがあります。

絞り込み対象

対象範囲

フォーム回答全て

選択したフォーム内の全ての回答になります。

カードラベル

ボード/リスト画面で付与することができる「カードラベル」を1つ選択して、絞り込みが可能です。

ステータス

ボード画面で確認することができる「ステータス」を1つ選択して、絞り込みが可能です。




なお、該当フォームで共通メールアドレスを設定していなかったり、メールアドレスを回答していない回答があった場合などに、対象メールアドレス数とボード/リスト画面等で見えている数に差異が発生する可能性があります。

上記の詳細の要因につきましては、こちらをご確認ください。


 

顧客ラベルから選んで作成


「顧客ラベルを選んで作成」する場合の手順は以下になります。

  • 手順1:配信リスト名を記載する
  • 手順2:「送り先」で「顧客ラベルを選ぶ」を選択する
  • 手順3:今回条件に当てはめたい顧客ラベルを1つ選択する
  • 手順4:「保存」ボタンをクリックする

配信リストの作成条件に顧客ラベルを使いたい場合、事前に付与しておく必要があります。

付与方法については、大きく3つ方法があります。

それぞれ以下のFAQをご確認ください。

複数のフォームや顧客ラベルを選んで作成


「複数のフォームや顧客ラベルを選んで作成」する場合の手順は以下になります。

  • 手順1:配信リスト名を記載する
  • 手順2:「送り先」で「複数のフォームや顧客ラベルを選んで作成」を選択する
  • 手順3:条件を組み合わせる方法を「AND」か「OR」で決める(※1)
  • 手順4:「条件を追加」して、各条件を設定する(※2)
  • 手順5:「保存」ボタンをクリックする


※1:手順3の条件を組み合わせる方法は、AND(全ての条件を含む)かOR(いずれかの条件を含む)のどちらかを選択することが可能です。

ANDとORの概念は以下のキャプチャをご確認ください。


※3:手順4で設定できる条件は以下になります。


フォーム or 顧客

絞り込み方法

対象

顧客

顧客ラベル

1つの顧客ラベルで絞り込みが可能です。

フォーム

フォーム回答全て

1つのフォーム回答全てで絞り込みが可能です。

フォーム

カードラベル

ボード/リスト画面で付与することができる「カードラベル」を1つ選択して、絞り込みが可能です。

フォーム

ステータス

ボード画面で確認することができる「ステータス」を1つ選択して、絞り込みが可能です。

フォーム

フォーム項目

該当フォームにある項目の回答とキーワード完全一致で絞り込みが可能です。


例:

・住所の都道府県の項目で「東京」と回答した人を絞り込む

・性別の項目で「男性」と回答した人を絞り込む


また、フォームを選択している場合、アーカイブを含めるかどうかを選択することが可能です。


作成した配信リストの設定方法

メール作成画面の宛先にある「配信」項目で作成した配信リストを設定してください。

作成した除外リストの設定方法

メール作成画面の宛先にある「除外」項目で作成した配信リストを設定してください。

よくある除外リストの使い方としては、以下があります。

  • 特定のフォーム回答者全員のうち、特定のカードラベルをつけた人を除いた人へのメール配信
    • 例:キャンペーンの落選者へのメール配信をするときに、当選者のみにカードラベルをつけて、運用を行う
  • 絶対にメールを送ってはいけないリストの作成
    • 例:過去に直接メール配信停止などを申し出されて、どのようなメールであってもメールを送らないようにすると決めたメールアドレスを登録して、除外リストとして設定する

よくある質問:リスト作成時に対象メールアドレス数が想定と異なる場合

配信リストを作成する際にボード画面上で見えている数と対象メールアドレス数が合わない場合、下記4点が原因の可能性がありますので、ご確認ください。

  • 共通メールアドレス項目で設定されている項目が異なる
    • 共通メールアドレス項目で、formrunに顧客として取り込ませたいメールアドレス項目ではなく、別のデータ項目を設定している。
  • 同じメールアドレスでフォーム回答が複数回行われている
    • 重複しているメールアドレスは1件としてカウントされるので、
      回答数より配信リスト数が減る可能性があります。
  • 顧客画面の「項目マッピング設定」よりマッピングした情報の同期を行っていない
    • フォーム回答以外の方法(顧客インポートデータインポート新規カード作成)にてformrunに登録されたデータは、自動でマッピングされないため、配信リストにヒットしない場合があります。
      顧客画面「項目マッピング設定」にて対象のフォームの「同期」をクリックすることで、正しい数の配信リストを作成することができる可能性があります。
  • 顧客のオプトアウトをしている

注意事項:配信・除外リストの自動更新について

配信・除外リストは、指定した条件が自動で更新される仕様となっています。

そのため、リスト作成時は対象メールアドレス数が10件の時でも、配信時に対象メールアドレス数が15件や5件などの増減する可能性がございます。

 

フォームの条件で固定のリストとして作成したい場合は、現状、一度該当のメールアドレスをエクスポート等を行い、再度顧客インポートで特定の顧客ラベルをインポートして、対応ください。

顧客インポート方法についてはこちらのFAQをご参照ください。

注意事項:はじめてformrunで大量のメールアドレスに一斉メール配信を行う際の留意点

一度に10,000通以上のメールアドレスに対して、一斉メールを配信される場合、 到達しないメールアドレス(バウンスメール)に大量に配信した際は、配信制限をかける可能性があります。

そのため、最初は配信対象リスト数を1,000件程に分割していただき、 バウンス率5%未満が複数確認できましたら、配信対象リスト数を3,000件、5,000件、10,000件...と増やしていただくことで、配信制限にかからず、ご利用いただけます。